A quoi sert un audit comptable des transactions fournisseurs ?

Nombre d’entreprises règlent souvent des sommes qui ne sont pas dues, comme une facture fournisseur payée deux fois. Des "petits" montants qui, cumulés, entraînent une perte de cash conséquente. Or un audit comptable des transactions fournisseurs permet de les récupérer facilement.

La dématérialisation des factures fournisseurs est en marche ; et la facture électronique arrive à grands pas. La recherche d’efficacité opérationnelle et le respect du cadre réglementaire motivent les entreprises à franchir le cap. Aujourd’hui cependant, alors que la proportion d’entreprises équipées d'une solution de dématérialisation des factures fournisseurs ne cesse de croître, nous constatons que de nombreuses anomalies comptables continuent de passer entre les mailles du filet. Ces évolutions ne font pas disparaître le risque d’erreurs, rendant d’autant plus nécessaire la mise en place de contrôles adaptés.

« Ces erreurs sont généralement liées à des trop-payés. Les plus courantes sont dues à des doubles paiements fournisseurs ou à de la TVA déductible omise », souligne Alban Delsol, Managing Director Revenue de Runview, leader en France du Profit Recovery et de l’exploration des données comptables.

Identification des erreurs résiduelles

La plupart des erreurs sont décelées par les contrôles internes et externes que mènent les entreprises. Mais ces dernières ne peuvent échapper à un taux d'erreur résiduel.

Concernant les trop-payés fournisseurs, les erreurs peuvent être multiples :

• Double paiement imputé de manière totalement identique en comptabilité. « Aussi étonnant que cela puisse paraître, c’est le type d’erreur que l’on rencontre encore le plus souvent », indique Alban Delsol ;
• Double paiement lié à un enregistrement comptable légèrement différent (numéro de facture, date de facture, etc.) ;
• Paiement à un mauvais tiers puis paiement au bon tiers d’une même facture ;
• Avoirs enregistrés en facture ;
• Acomptes oubliés dans le calcul du solde de tout compte ;
• Montants erronés de factures lors de leur conversion dans une devise étrangère ;
• Etc.

Les erreurs liées à la TVA déductible omise se répartissent quant à elles entre deux catégories :

• Les erreurs ponctuelles liées à des factures incomplètes ou complexes, ou à un processus Procure-to-Pay exceptionnellement défaillant ;
• Des erreurs plus récurrentes liées à des spécificités fiscales dont les comptables n’ont pas forcément connaissance. « On peut ainsi trouver des erreurs dans le traitement de la TVA liée aux véhicules », explique Alban Delsol.

Ce sont souvent des sommes inférieures à 5 000 euros pour les trop-payés fournisseurs et il peut même s’agir de quelques euros pour des erreurs récurrentes de TVA déductible omise. Mises bout à bout, elles engendrent cependant des pertes financières importantes. « L’audit de la comptabilité fournisseurs consiste justement à identifier ces erreurs résiduelles et à récupérer ces montants », indique Alban Delsol.

Les différentes étapes d’un audit de Profit Recovery

Un audit comptable des transactions fournisseurs se déroule en deux ou trois étapes, généralement sur deux voire trois mois.

Dans un premier temps, les écritures comptables sont analysées par un logiciel. « Nos consultants se déplacent ensuite chez le client pour rapprocher cet audit informatique des pièces justificatives afin d’affiner leur analyse », poursuit Alban Delsol.

Une fois les pièces identifiées, les équipes comptables du client valident ou non les erreurs décelées. « Le client garde toujours la main. C’est lui qui décide de poursuivre la démarche », insiste Alban Delsol.

Si c’est le cas, les consultants passent à une troisième étape, celle du recouvrement auprès des fournisseurs. Une opération qui peut durer entre quatre à huit semaines.

→ Depuis plus de 10 ans, Engie s'appuie sur les audits de Runview pour analyser sa comptabilité fournisseurs. Découvrez l'étude de cas

Améliorer la trésorerie et les processus

Que les opérations de saisie soient gérées en interne ou déléguées à un CSP comptable, le Profit Recovery offre bien des avantages.

Le principal intérêt est de récupérer des montants perdus pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers d'euros pour les ETI et dépasser le million d'euros pour les grands comptes. Et ce sans aucun risque pour l'entreprise puisque les honoraires sont le plus souvent indexés aux montants récupérés.

Au-delà du gain de trésorerie, l'audit comptable des transactions fournisseurs apporte à l'entreprise un regard neuf et différent sur l'ensemble de ses procédures comptables. « A la fin de l'audit, nous remettons au client un rapport qui propose une analyse croisée de toutes les erreurs et leurs origines ainsi que des pistes d'amélioration », conclut Alban Delsol. « Après avoir identifié et recouvré plus de 1,5 million d'euros pour un grand nom du CAC40, nos consultants ont analysé la fiabilité du processus Procure-to-Pay en place et démontré que le taux de doubles paiements est 10 fois supérieur pour les factures hors process ».