Projet complexe aux multiples enjeux, la migration d'un ERP représente un défi de taille pour les entreprises. Si elle permet de gagner en efficacité, cette transition vers un nouvel outil n'est pas sans risque, notamment en ce qui concerne la comptabilité fournisseurs. Erreurs techniques et humaines sont en effet susceptibles de se multiplier pendant cette période charnière, favorisant l'apparition de trop-payés fournisseurs parfois difficiles à détecter.
La migration d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) est un projet d'envergure qui demande une anticipation minutieuse pour adresser les véritables enjeux. En matière de comptabilité fournisseurs, elle soulève d'importantes problématiques liées aux risques d'altération des informations comptables, pouvant générer des trop-payés fournisseurs pendant la phase de transition. Un audit de Profit Recovery s'avère alors bénéfique afin d’identifier et de régulariser l'ensemble de ces anomalies.
Les erreurs de migration de données représentent un risque majeur. Lorsque les informations fournisseurs sont transférées d'un système à l'autre, des problèmes de conversion ou de manipulation peuvent survenir. Il arrive ainsi que des codes fournisseurs ou des numéros de factures soient modifiés, que des données soient dédoublées ou que des informations soient perdues. Ces altérations conduisent alors à des données incorrectes sur les comptes fournisseurs, entraînant potentiellement des paiements en double. Le changement de formats de codes (sociétés et/ou tiers) d'un outil à l'autre est notamment une source récurrente de doublons.
Par exemple, on peut retrouver une facture payée deux fois du fait de la migration d’ERP suite à un changement de code fournisseur. Celui-ci était passé de 4 à 7 chiffres au sein du nouvel outil, avec un nouveau nom de journal et une modification du libellé fournisseur. La date comptable peut également être affectée, conduisant l’opération à potentiellement apparaître dans deux exercices différents.
La synchronisation entre les différents modules de l'ERP ou avec les autres systèmes de l'entreprise peut également poser problème pendant la transition. Ces dysfonctionnements temporaires perturbent voire génèrent des blocages dans le traitement des factures.
De plus, le nettoyage des données entrepris avant la migration conduit parfois à ne pas reprendre certaines informations historiques dans le nouvel outil. Cette perte d'historique empêche alors la détection d'éventuelles anomalies antérieures, d'où l'intérêt de procéder à une circularisation afin d’identifier des avoirs non comptabilisés.
Enfin, les nouveaux systèmes ERP peuvent connaître des défaillances de performance ou de stabilité lors du déploiement initial. De tels dysfonctionnements ponctuels n'en demeurent pas moins dommageables, pouvant provoquer des erreurs dans le traitement des transactions fournisseurs à ce stade critique, comme le montrait cet article du Monde Informatique. Pour National Grid, fournisseur d’énergie américain, le choix d’accélérer le déploiement d’un nouvel ERP s’était soldé par l’impossibilité de traiter pas moins de 15 000 factures fournisseurs.
Au-delà des aspects techniques, la migration d'ERP s'accompagne d'une phase d'appropriation par les équipes qui constitue une période à haut risque en matière de comptabilité fournisseurs. Un manque de formation adéquate du personnel sur l'utilisation du nouvel outil et la gestion des données fournisseurs peut rapidement mener à des erreurs de saisie ou de traitement des factures.
Les changements dans les processus et les flux de travail liés à la gestion des fournisseurs sont en effet inévitables lors d'une migration d'ERP. Cette refonte des procédures sème souvent la confusion parmi les collaborateurs pendant un temps, favorisant les erreurs humaines. On observe alors fréquemment des cas de traitements incorrects de factures, d'approbations de paiements pour des montants erronés ou encore de mauvaises imputations comptables.
Le processus de rapprochement entre les paiements et les factures fournisseurs peut lui aussi être perturbé. Avec les modifications de codes lettrage, de formats de données ou de présentation, il devient parfois ardu de faire le lien entre un règlement et la facture correspondante.
→ Chantiers de l’Atlantique fait auditer sa comptabilité fournisseurs après sa migration vers SAP
Les entreprises ont globalement conscience que le risque d’erreur est plus important pendant la période de transition d’un ERP à un autre. Mais elles ne disposent pas toujours des ressources nécessaires pour rechercher efficacement ces erreurs et d’autres chantiers peuvent s’avérer prioritaires.
Heureusement pour elles, le délai de prescription commerciale s'étend jusqu'à 5 ans. Cela leur laisse le temps de corriger de potentielles erreurs, notamment en faisant appel au Profit Recovery pour identifier et récupérer les montants indûment réglés.
En résumé, une migration d'ERP représente un risque important de trop-payés fournisseurs en raison d'erreurs potentielles de données, de problèmes de synchronisation, de confusion dans les processus, de défaillances techniques et d'un manque de formation adéquate du personne sur le nouvel outil et sur les nouveaux process à adopter. Si l'entreprise doit mettre en œuvre des contrôles et processus de validation rigoureux pour minimiser ces risques, cela ne suffit pas toujours à détecter de manière exhaustive les anomalies générées pendant cette période charnière.
C'est pourquoi le recours au Profit Recovery représente une solution pertinente pour à la fois auditer en profondeur la comptabilité fournisseurs et identifier l'ensemble des trop-payés survenus lors de la migration d'ERP, tout en étant accompagné jusqu’à la régularisation et le recouvrement de ces fonds auprès de ses fournisseurs.
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