Optimiser la trésorerie en identifiant les anomalies de TVA déductible

La TVA et son mode de collecte ont été créés en France en 1954. Le système place l’entreprise comme intermédiaire entre l’État et le consommateur final. Si elle constitue un modèle fiscal et comptable inspirant, réutilisé par de nombreux pays dans le monde, il n’en reste pas moins complexe. Il fait peser le risque d’erreur de calcul sur l’entreprise, avec toutes les conséquences que cela implique en termes de perte de trésorerie.

La taxe sur la valeur ajoutée est entièrement à la charge du consommateur, mais facturée de manière fractionnée par les entreprises qui y sont soumises. Financièrement, cette taxe ne pèse pas sur l’entreprise qui tient uniquement le rôle d’intermédiaire chargé de la collecte. Concrètement, l’entreprise comptabilise la TVA collectée et déductible à l’issue de chaque période pour ne verser ou ne se faire rembourser que le différentiel. C’est ce rôle d’intermédiaire qui peut rendre complexe le système de calcul de l’impôt et entraîner des erreurs de comptabilisation, comme le relèvent immanquablement les audits de Profit Recovery.

Comptabiliser la TVA déductible : un processus complexe

Dans ces conditions relativement complexes, la comptabilisation de la TVA déductible peut devenir un poste à risque pour la direction financière de l’entreprise. Entre la réception de la facture et son enregistrement en comptabilité, de nombreux acteurs et outils interviennent à chaque étape du processus et peuvent entraîner des erreurs liées à la comptabilisation de cette taxe, le plus commun étant l’oubli de déduction.

Au-delà de l’aspect purement comptable, la TVA déductible est également un sujet complexe pour l’entreprise du point de vue fiscal : calculée par rapport à la taxe collectée et soumise au calcul d’un coefficient de déductibilité, elle est tributaire des conditions législatives qui peuvent changer d’un Etat à un autre. A titre d’exemple, les taux peuvent différer selon la nature de la transaction ou le pays concerné. Cela peut entraîner des erreurs dans le calcul du montant à déduire. Identifier les anomalies devient donc un enjeu financier important pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

L’automatisation augmente le risque d’erreurs

En matière de comptabilisation de cette taxe, les anomalies sont variées. Si elles trouvent souvent leur source dans la dématérialisation des processus et des factures, on peut distinguer trois grands types d’anomalies : les erreurs ponctuelles, les erreurs récurrentes et les excès de prudence.

Les erreurs ponctuelles

Les anomalies ponctuelles surviennent de manière occasionnelle, par exemple lors de périodes de forte activité (clôture comptable) ou au contraire lorsque les effectifs sont réduits (vacances scolaires par exemple). En dépit des contrôles qui peuvent être mis en place au sein des équipes, il existe un risque incompressible d’erreur humaine.

On peut également retrouver ponctuellement des anomalies liées à des situations exceptionnelles, telles que l’application de règles complexes et des cas particuliers. La taxation sur les carburants ou la TVA à l’importation constituent par exemple des risques d’anomalies importants. Néanmoins, ces erreurs restent en général minoritaires par rapport au volume important de factures traitées par le service comptable de l’entreprise.

Enfin, l’OCR peut être la cause d’erreurs ponctuelles à la lecture d’une facture. Des caractères proches peuvent par exemple être confondus (comme le « O » et le zéro) ; ou le logiciel peut ne pas repérer la taxe lorsque le format de la facture ne suit pas une disposition classique.

Les erreurs récurrentes

Un mauvais paramétrage de l’ERP entraîne parfois des erreurs récurrentes en matière de calcul. Les erreurs de paramétrage sont variées : le code TVA peut être mal attribué, ou un fournisseur peut être paramétré comme non assujetti alors que l’une de ses prestations inclut la TVA – c’est régulièrement le cas des assureurs pour les prestations de conseil.

Lorsque l’entreprise utilise la dématérialisation par EDI, une erreur dans le fichier envoyé par le fournisseur à l’ERP de l’entreprise, ou dans le traitement du fichier peut également avoir des répercussions sur la comptabilité de l’entreprise.

Enfin, les erreurs récurrentes sont également causées par des interprétations fiscales erronées. En effet, la complexité de la doctrine fiscale, qui évolue rapidement, peut parfois laisser le doute et induire en erreur.
Pour éviter les erreurs récurrentes, il est indispensable d’effectuer des vérifications fréquentes des règles fiscales, et de mettre à jour les procédures internes en fonction de leur évolution.

→ Engie a par exemple récupéré 5 M€ de TVA déductible à la suite des audits de Profit Recovery de Runview. Découvrez le témoignage client.

L’excès de prudence

Lorsqu’une entreprise n’est pas certaine de la règle fiscale à appliquer, elle peut préférer ne pas déduire cette taxe plutôt que de se tromper et s’exposer à un risque.

L’audit de TVA déductible pour récupérer la trésorerie

Face à la complexité et la multitude de risques, l’entreprise a tout intérêt à procéder à un audit de TVA déductible. Même si les contrôles internes de l’entreprise sont très performants, le risque d’anomalies est incompressible et des erreurs se glissent régulièrement à travers les mailles du filet, notamment sur des petits montants. Céline Lerissel, Tax manager chez Bayer, le confirme : « Même si notre contrôle interne est très performant, l’erreur est humaine : c’est donc toujours utile d’avoir la vision d’un cabinet externe sur notre comptabilité ».

L’utilisation d’algorithmes de data-mining sur les données de comptabilité rend possible l’identification de ces oublis de TVA déductible. Ainsi Runview analyse chaque écriture comptable en la comparant à toutes les autres écritures de la comptabilité ; puis en confrontant les différents champs de cette écriture à une base de mots clés spécifiques. Cette démarche exhaustive constitue un véritable état des lieux du traitement de la taxe, et permet de pointer les erreurs ponctuelles et récurrentes. A l’issue de l’audit de Profit Recovery, le rapport de synthèse sert à faire évoluer les méthodes internes, former les équipes sur les points spécifiques détectés et corriger les processus défaillants.

Enfin, le Profit Recovery génère un impact positif sur la trésorerie avec la récupération de montants qui n’auraient pas été déduits autrement. En effet, une fois que la TVA déductible oubliée a été identifiée, il suffit simplement de reporter les montants concernés dans la déclaration CA3 pour pouvoir les récupérer. La démarche est possible jusqu’à 2 ans après l’omission.