Le recovery audit : un angle inédit pour les DAF… et les DSI

S'assurer de la fiabilité des processus et récupérer de la trésorerie, tels sont les principaux intérêts du recovery audit. Il met en lumière des anomalies difficilement identifiables par d'autres biais, apportant des informations inédites aux DAF et aux DSI, et ce sans solliciter les équipes internes.

Il y a les contrôles que l'on subit, et ceux auxquels on se soumet de son plein gré. Le recovery audit fait partie de cette deuxième catégorie. Né d'abord aux Etats-Unis pour répondre aux problématiques de trésorerie des entreprises du retail, le concept s'est ensuite développé et exporté. Ce type d'audit utilise les techniques de data-mining pour explorer les données de la comptabilité fournisseurs, afin d'identifier les trop-payés ou la TVA déductible omise. C'est donc un audit majoritairement automatisé, volontaire et à but lucratif car il permet de récupérer du cash et d'améliorer la trésorerie.

Un complément aux contrôles habituels

Le Profit Recovery est tout indiqué lorsque les équipes responsables de projets SI/Finance souhaitent s'assurer de l'absence d'anomalies comptables, que ce soit suite à un changement d'ERP, une acquisition de société ou une nouvelle réglementation fiscale. Mais il trouve aussi sa justification en l'absence de changements organisationnels.

En effet, des anomalies résiduelles subsistent de manière inévitable dans la comptabilité des entreprises. Spécialiste de l'analyse des données comptables, Runview audite la comptabilité des grandes entreprises. Ce sont grâce à ces analyses qu'Engie perfectionne sa comptabilité fournisseurs depuis plus de 10 ans. Sans exception, 100% des audits révèlent des erreurs. Il s'agit donc d'un complément aux contrôles préventifs et détectifs déjà en place, qu'ils soient opérés en interne ou en externe.

Une analyse exhaustive, sans monopoliser les équipes

En théorie, certains ERP comme SAP empêchent la saisie d'une facture à l'identique. Mais si la saisie s'est faite sur une autre société ou un autre exercice comptable, ou si le numéro du document diffère (parce que l'OCR a interverti deux caractères proches lors du scan par exemple), le logiciel ne décèle pas le doublon. Avec les algorithmes adaptés (de recherche de similitudes floues et d'apprentissage automatisé) et les techniques de data-mining, ces anomalies sont finalement détectables. Il en va de même pour la TVA déductible : elle peut être oubliée lors de l'enregistrement de certaines factures. C'est le cas par exemple si le fournisseur s'est vu attribué dans l'ERP un code indiquant qu'il n'est pas assujetti à la TVA, mais que son statut a depuis évolué…

Le déroulement d'un audit n'est pas chronophage pour les équipes. Les consultants ont simplement besoin du Fichier des Écritures Comptables (FEC) des exercices audités, et d'un accès aux factures fournisseurs. Le FEC est d'abord passé en revue par le biais d'algorithmes. Effectuée au rythme de 1000 écritures par seconde, l'analyse est exhaustive et sans a priori sur les erreurs recherchées. Chaque écriture est comparée à l'ensemble de la comptabilité fournisseurs afin d'identifier les régularisations éventuelles et les anomalies résiduelles, passées à travers les mailles du filet des vérifications habituelles.

Les consultants confirment ensuite les anomalies en étudiant les factures correspondantes et, si l'entreprise le souhaite, ils procèdent au recouvrement des trop-payés fournisseurs identifiés.

Un outil précieux

Le recovery audit est un gage de sérénité : DAF et Responsables de projets SI/Finance obtiennent un état des lieux complet du traitement de la comptabilité fournisseurs, et mesure ainsi le bon fonctionnement des processus.

Cela permet en outre d'améliorer la trésorerie en corrigeant des erreurs, y compris sur des exercices passés. Il est possible de rechercher des doubles paiements sur les 5 derniers exercices clôturés ; et la TVA déductible omise peut être récupérée jusqu'au 31 décembre de la 2^ème année suivant celle de comptabilisation de la facture. Les montants en jeu peuvent être conséquents : soient parce que des problèmes ponctuels ont affecté de grosses factures ; soit parce que des anomalies récurrentes aboutissent à l'accumulation de petits montants, générant finalement une perte importante pour l'entreprise.

Le rapport d'audit permet également de comprendre l'origine des erreurs et d'effectuer les ajustements nécessaires pour les éviter à l'avenir : modification du paramétrage de l'ERP, briefing des équipes en cas d'évolution de la doctrine fiscale de l'entreprise, amélioration du processus procure-to-pay...

Enfin, les consultants sont rémunérés au " success-fee ". Si le nombre d'anomalies détectées est minime, l'entreprise a l'assurance du bon fonctionnement des processus et l'analyse ne lui génère aucun coût supplémentaire. La démarche est dans tous les cas gagnante !