Pour Alten, un audit rassurant et peu consommateur de temps

Grâce à l’audit Runview, Alten a pu confirmer la solidité de ses processus comptables dans un contexte de croissance rapide de l’activité du CSP, de dématérialisation des factures et d’un turn-over important.

Pour les professionnels en charge de la comptabilité dans les grands groupes, les priorités et les sujets à traiter sont nombreux. Même si son utilité n’est pas contestée, le lancement d’un projet en parallèle, comme un audit, peut être freiné par la crainte de manquer de temps. Ainsi, c’est notamment la promesse de Runview d’une mission peu consommatrice de temps qui a convaincu les équipes d’Alten de leur confier la réalisation d’un audit de sa comptabilité fournisseurs.

Groupe français d’ingénierie et de conseil en technologies, Alten met ses ingénieurs à disposition des entreprises pour mener des missions d’innovation et de R&D. Présente partout dans le monde, cette entreprise de service du numérique accompagne des acteurs de tous les secteurs d’activité et notamment la santé, l’informatique, la banque, l’aéronautique ou l’industrie. Née il y a une trentaine d’années, elle a réalisé en 2019 un chiffre d’affaires de 2,6 milliards d’euros et comptait alors plus de 37 000 collaborateurs.

Une activité en croissance

La comptabilité du groupe est gérée par un centre de services partagés (CSP) qui utilise SAP. Le périmètre d’action du CSP s’est progressivement élargi au fil des dix dernières années, pour englober aujourd’hui une vingtaine de sociétés dont une au Royaume-Uni, une en Espagne et une autre au Maroc. Parallèlement et proportionnellement à la croissance dynamique d’Alten, la volumétrie de factures à traiter a augmenté, passant de 47 000 pièces en 2011 à 116 000 en 2019. Depuis quelques années, Alten a en outre adopté la dématérialisation des factures. « Nous souhaitions vérifier que malgré cette évolution du volume des pièces à traiter et le turn-over qu’a connu notre équipe, nos process tenaient toujours la route. Pour y parvenir, nous pensions utile de les faire auditer avec un œil externe », explique Franck Labourdette, Responsable des comptabilités auxiliaires du groupe.

C’est à Runview, spécialiste du data-mining des données comptables, qu’Alten confie la réalisation de cet audit, convaincu tant par l’autonomie des équipes de consultants que par la méthodologie proposée. « Nous n’avions jamais réalisé ce type d’analyses et jamais eu d’audit qui aille aussi loin dans la recherche de TVA déductible omise et de doubles paiements », souligne Franck Labourdette. Pour autant, les équipes d’Alten n’ont, à l’aube de l’audit, pas d’inquiétudes particulières. « Nous avons des points de contrôles en interne pour un certain nombre de flux, sur lesquels nous nous pensions donc relativement sécurisés. Nous n’avions pas identifié de risque sur des sujets particuliers, la question était plutôt de vérifier que nous n’avions pas raté quelque chose », précise le Responsable des comptabilités auxiliaires.

Un audit rapide

La mission confiée à Runview porte sur les exercices 2014 à 2019 de la société Alten SA, celle du groupe qui engrange le plus de dépenses. En tout, ce sont plus de 270 000 écritures représentant plus d’un milliard d’euros TTC qui doivent être analysées. La mission débute en juillet 2019 et s’achève 5 mois plus tard. « L’audit a été relativement transparent en termes de charge de travail additionnelle pour nos équipes », apprécie Séverine Perraud, Directrice comptable et consolidation du groupe.

Des postes dotés d’un accès à l’ERP ont en effet été mis à disposition des consultants Runview. Après avoir passé les écritures comptables des différents exercices au crible de leur outil de data-mining et d’intelligence artificielle, ils ont ainsi pu consulter les pièces justificatives permettant de corroborer la véracité des anomalies détectées. Les résultats ont ensuite été soumis à la validation des équipes d’Alten par le biais d’une plateforme web dédiée, Exaus® Portail Client. « Nous disposions d’une liste avec, pour chaque cas de figure, des éléments nous permettant de rentrer rapidement sur la problématique soulevée, une pièce jointe ou un commentaire par exemple. Les informations étaient très claires et tout était fait pour que l’on puisse rapidement valider ou non l’anomalie », souligne Franck Labourdette, qui met aussi en avant la facilité de prise en main de cet outil.

Expérience et professionnalisme

Pour compléter leurs analyses et détecter notamment d’éventuels avoirs non comptabilisés, les équipes de Runview ont également mené des circularisations. 53 fournisseurs d’Alten ont été sollicités, avec un taux de retour de 94%. « Nous circularisons nous-mêmes régulièrement certains fournisseurs mais notre base fournisseurs étant très atomisée, nous nous concentrons sur ceux pour lesquels il y a de gros volumes d’achats », explique Franck Labourdette. Les fournisseurs à circulariser par Runview ont en revanche été sélectionnés non seulement sur ce critère, mais aussi en fonction de leur activité et de l’expérience du spécialiste du recovery audit.

Une fois les trop-payés identifiés et validés, une équipe Runview spécialisée dans le recouvrement a pris en charge leur récupération auprès des fournisseurs. « On sent qu’ils ont l’habitude de gérer ce type de sujet et leur suivi a été très efficace », apprécie le Responsable des comptabilités auxiliaires.

Peu d'anomalies

Les résultats finaux de l’audit se sont avérés très rassurants pour les équipes d’Alten. La mission a ainsi permis de récupérer un total de 70 000€. « Au regard de notre volume d’achat, ce chiffre est assez faible et montre que nous avons globalement très peu d’anomalies », pointe Franck Labourdette. Les taux d’erreurs relevés chez Alten sont effectivement très en-deçà de ceux rencontrés en moyenne chez les entreprises clientes de Runview.

En matière de TVA, 79% des 52 000€ récupérés concernent la TVA sur les charges locatives. « Des régularisations de charges avaient été comptabilisées sans analyse précise de notre côté », explique Séverine Perraud. Alors qu’il était possible de déduire de la TVA, cela n’avait pas été le cas. Les équipes d’Alten procèdent pourtant régulièrement à des vérifications. « Mais nous n’avons matériellement pas le temps d’analyser en profondeur les détails de chaque régularisation de charges. C’est justement dans l’exhaustivité de ses analyses que réside la force de Runview », souligne la Directrice comptable et consolidation du groupe. Une note interne a été diffusée à l’issue de l’audit afin que ces oublis ne soient pas réitérés.

S’agissant des doubles paiements, même si peu de choses avaient échappé aux équipes du CSP, la mission de Runview a également permis d’expliquer les quelques anomalies relevées. « SAP ne permet normalement pas de doublons sauf si on codifie mal les références des factures. En l’occurrence, la plupart des doubles paiements identifiés provenaient d’une erreur d’inattention d’un collaborateur, qui s’était trompé dans la saisie », détaille Franck Labourdette.

Séverine Perraud, Directrice comptable et consolidation d’Alten

Il s’agit d’une opération positive pour nous. Quand bien même les montants récupérés ne sont pas très importants, ils représenteraient quand même un manque à gagner si nous n’avions pas fait cet audit.

Validation des process

De manière générale, le Responsable des comptabilités auxiliaires se montre très satisfait de l’audit. « Les résultats ont démontré que nos process sont suffisamment robustes pour pallier les changements d’effectifs, ce qui était un point important à vérifier pour moi », assure celui qui a surtout apprécié l’autonomie des consultants. « J’ai l’habitude de travailler avec les commissaires aux comptes, qui, c’est normal, s’appuient beaucoup sur nous pour vérifier leurs informations. Je pensais donc sincèrement que l’audit me prendrait plus de temps », admet-il.

Une satisfaction partagée par Séverine Perraud : « il s’agit d’une opération positive pour nous. Quand bien même les montants récupérés ne sont pas très importants, ils représenteraient quand même un manque à gagner si nous n’avions pas fait cet audit », rappelle-t-elle.

À l’avenir, Alten envisage donc de réitérer la mission de manière régulière et peut-être de l’élargir à d’autres sociétés du groupe. « Notre société grossit rapidement, nos outils évoluent. Le fait que l’on n’ait pas trouvé beaucoup d’anomalies aujourd’hui ne veut pas dire qu’il n’y aura pas de problèmes demain. Faire ce type d’analyses tous les 4 ou 5 ans permet de s’assurer que l’on n’est pas passé à côté d’erreurs sur la période concernée », conclut Franck Labourdette.