Alors que ses missions et méthodes évoluent rapidement, le Centre de Services Partagés d’Arkema a recours aux audits de comptabilité fournisseurs de Runview comme outil de vérification du bon fonctionnement des processus, et d’amélioration de ses pratiques.
Adoptés par de nombreuses entreprises, les Centres de Services Partagés (CSP) sont aujourd’hui confrontés à de multiples transformations. Nouveaux outils, missions élargies, leur travail est en constante évolution. « C’est pour cela que nous devons nous réévaluer de manière régulière : vérifier que nos opérations sont conformes, et nous remettre en alerte sur des points de vigilance », estime Anne Guironnet-Rougeon, responsable du CSP d’Arkema en France. C’est dans cet esprit et avec cette volonté qu’elle a fait appel aux équipes de Runview pour réaliser un recovery audit de sa comptabilité fournisseurs.
Groupe chimiste français, Arkema est un acteur majeur de la chimie de spécialité et un leader mondial dans plusieurs de ses activités. Il élabore des matériaux innovants et durables, utilisés par exemple pour améliorer les performances énergétiques des bâtiments, dans les peintures, pour la fabrication de mobilier mais également dans l’industrie automobile et l’aviation. Présent dans 55 pays avec 144 sites industriels, il compte 20 500 collaborateurs à travers le monde et a réalisé, en 2019, un chiffre d’affaires de 8,7 milliards d’euros.
En comptabilité fournisseurs, Arkema dispose de trois CSP : deux en Asie et un à Pierre-Bénite géré par Anne Guironnet-Rougeon, Responsable de la comptabilité fournisseurs pour Arkema France et ses filiales européennes. La structure, qui emploie 38 personnes, est chargée de réceptionner, enregistrer, traiter et payer les factures d’une dizaine de sociétés. Un premier audit portant sur une partie d’entre elles avait déjà été confié à Runview en 2017. « Nous en avions été pleinement satisfait et comme le CSP a agrandi son scope, nous avons souhaité réaliser un nouvel audit en l’élargissant à l’ensemble des entités dont nous nous occupons », explique la responsable.
Une nouvelle mission a donc été confiée à Runview en 2019. Portant sur les exercices 2017 et 2018, elle concernait huit sociétés, représentant l’essentiel de l’activité du CSP. En tout, cela équivalait à près de 300 000 écritures à analyser. Pour Anne Guironnet-Rougeon, l’objectif principal était de vérifier le bon fonctionnement des processus du CSP, ces derniers ayant beaucoup évolué. « Nous souhaitions identifier nos éventuels points d’attention, qu’ils soient liés à l’automatisation ou à la formation des comptables, et voir s’il était souhaitable de mettre en place des contrôles récurrents ciblés », explique-t-elle.
La mission de Runview démarre en juin 2019 avec le transfert par Arkema des extractions d’écritures, que les consultants analysent grâce à leur outil de data-mining et d’intelligence artificielle. Du côté du CSP, deux personnes basées à Pierre-Bénite sont chargées de faire le lien avec l’équipe de Runview, par le biais d’échanges à distance. Les consultants passent simplement quelques jours dans les locaux d’Arkema à Colombes, afin d’obtenir un accès aux pièces justificatives des écritures analysées. Un point qui, avec le développement massif du travail à distance pendant la crise du coronavirus, prend aujourd’hui toute son importance. En septembre, Runview transmet à ses interlocuteurs une liste des anomalies identifiées pour validation, en utilisant sa plateforme d’échange sécurisée Exaus® Portail Client. « Notre équipe a trouvé très facile de partager et comparer les données, et de faire des retours à Runview grâce à cet outil en ligne », souligne Anne Guironnet-Rougeon.
Avec le feu vert d’Arkema, Runview procède ensuite au recouvrement des doubles paiements identifiés, tandis que l’équipe du CSP récupère la TVA déductible omise. En parallèle, des circularisations sont effectuées par les consultants auprès d’une soixantaine de fournisseurs. « 100% des fournisseurs sollicités ont répondu et cela s’est très bien passé », note la responsable du CSP, très satisfaite de la marche de l’audit. « Il s’est vite et bien déroulé. Il y a eu un très bon suivi de projet et une synthèse efficace », résume-t-elle.
Au-delà des montants récupérés, l’audit s’est révélé riche d’enseignements pour les équipes du CSP. « Cela nous a d’abord rassuré concernant le bon fonctionnement des processus globaux y compris au niveau des filiales, qui n’avaient pas encore fait l’objet d’un audit », explique Anne Guironnet-Rougeon.
L’audit a également permis aux équipes d’Arkema d’identifier des points d’amélioration. « Nous avons constaté que sur certaines factures d’import, la TVA payée par le transitaire n’avait pas été récupérée par le comptable », illustre la responsable. S’agissant des doublons, l’audit a montré qu’ils survenaient de manière plus régulière avec certains fournisseurs.
L’équipe du CSP a utilisé les résultats transmis par Runview pour progresser. « Cela nous a permis de cibler les fournisseurs source de dysfonctionnement et de mettre en place des contrôles récurrents les concernant, explique Anne-Guironnet-Rougeon. En matière de TVA, nous avons identifié les informations à diffuser en interne et mis en place de nouvelles alertes pour les équipes comptables afin que les erreurs ne se reproduisent pas ».
Cette stratégie a déjà fait ses preuves : des anomalies détectées lors de l’audit précédent, notamment concernant la récupération de TVA sur les factures de restauration collective, n’étaient plus présentes en 2019. Mais même si des corrections ont déjà été faites, la réalisation d’un audit demeure pertinente selon la responsable du CSP : « dans cet exemple, la consigne a été bien passée. Mais il peut y avoir du turnover au niveau des comptables et de l’encadrement, ou des changements dans le type de dossier dont ils sont chargés par exemple. Nous ne sommes pas des fiscalistes et ce qui sort du standard peut être source d’erreur, d’où l’importance de faire des vérifications régulièrement ».
Anne Guironnet-Rougeon, Responsable de la comptabilité fournisseurs du CSP d’Arkema
Il y a des choses que nous aurions pu déceler mais d’autres très difficilement car nous n’avons pas les outils ni la méthodologie de Runview. Il est important d’avoir également ce regard externe d’un tiers de contrôle.
En dehors des enseignements sur les erreurs propres à Arkema et leurs évolutions entre les deux audits, Runview lui a également fourni des informations précieuses concernant les performances relatives du CSP sur le sujet. Le rapport de fin de mission intègre en effet une comparaison des taux d’erreur chez Arkema et ceux constatés en moyenne dans les entreprises auditées par Runview. Selon la responsable de CSP, qui fait partie de clubs de professionnels du secteur et a l’habitude de réfléchir avec ses pairs sur l’évolution des pratiques, ce benchmark est un vrai plus. « Nous souhaitons nous comparer à d’autres CSP. C’est un de nos objectifs, une manière d’évaluer nos pratiques mais également de nous faire évoluer alors que nos métiers se transforment », souligne-t-elle.
L’audit ayant répondu à tous ses objectifs, Arkema entend donc faire de nouveau appel à Runview pour continuer à s’améliorer et vérifier le bon fonctionnement des processus à mesure qu’ils évoluent. Une démarche complémentaire au contrôle de qualité en interne, selon Anne Guironnet-Rougeon. « Il y a des choses que nous aurions pu déceler mais d’autres très difficilement car nous n’avons pas les outils ni la méthodologie de Runview. Il est important d’avoir également ce regard externe d’un tiers de contrôle », conclut la responsable de CSP.