Alors que son contrôle et ses procédures internes lui permettent déjà de limiter les risques d’anomalies, Batigère a souhaité soumettre sa comptabilité fournisseurs à un regard extérieur. Elle a ainsi sollicité Runview pour un audit de Profit Recovery de sa maison mère Batigère Grand Est. Une manière de confirmer la bonne qualité des processus comptable tout en identifiant quelques pistes d’amélioration, notamment concernant la suppression des doublons dans la base fournisseurs, très utile en anticipation de la généralisation de la facturation électronique.
« Il faut toujours se remettre en question », estime David Fenart, responsable comptable chez Batigère Grand Est. C’est dans cet état d’esprit que l’entreprise a choisi en 2022 de confier à Runview une première mission de Profit Recovery de sa comptabilité fournisseurs.
Un des acteurs majeurs de l’habitat social, le groupe Batigère, né dans les années 80 dans le Grand Est pour gérer les anciens logements de la sidérurgie, s’est aujourd’hui développé sur le plan national. Il est composé d’une dizaine de structures, employant 1800 collaborateurs et gérant un patrimoine d’environ 105 000 logements. En 2022, il a réhabilité 2000 logements pour 500 millions d’euros d’investissement. Batigère Grand Est en est la maison mère avec environ 420 collaborateurs, 38 000 logements et 238 millions d’euros de chiffre d’affaires.
La comptabilité de chaque entité est assurée par un service comptable propre, multisites dans le cas de Batigère Grand Est, dont les équipes sont réparties sur trois villes. Cette organisation est l’une des raisons ayant motivé le choix de lancer une mission de Profit Recovery. « Nous voulions nous assurer qu’il n’y avait pas de pertes de données ou de doublons de site en site », explique David Fenart, responsable comptabilité de la maison mère. Jusqu’à la crise sanitaire, les équipes travaillaient majoritairement avec des factures papiers, un fonctionnement synonyme de charge administrative. Pour alléger le travail des équipes et faciliter le télétravail, différentes solutions ont été mises en place en 2020 : un outil de lecture automatique des documents (LAD) ainsi qu’un système de workflow et de validation des factures. Désormais, la majorité des fichiers arrivent par mail. Cette dématérialisation, le responsable comptable sait qu’elle peut aussi être source d’erreur. « Avec la LAD, un doublon est vite arrivé. Il suffit qu’un O soit lu comme un 0 et qu’ensuite les collaborateurs ne fassent pas attention et remplissent un bon à payer », explique-t-il.
Bien au fait des causes d’anomalies dans la comptabilité fournisseurs, le professionnel n’en demeure pas moins confiant sur la qualité des processus comptables chez Batigère Grand Est. L’entreprise dispose en effet d’un contrôle interne et d’une piste d’audit fiable bien identifiée. Elle procède régulièrement à des circularisations avec certains fournisseurs. Le souhait de lancer un audit découlait donc plutôt d’une volonté de confirmer la qualité du travail effectué. « Nous voulions vérifier que nos processus fonctionnaient bien et voir s’il y avait lieu de s’améliorer sur certains points en profitant d’un regard extérieur à notre métier », raconte David Fenart.
Une présentation du fonctionnement de Runview et de la plateforme Exaus® utilisée pour ses missions convainc le groupe de faire appel à ce spécialiste de l’audit de la comptabilité fournisseurs. La « rapidité de prise de contact », « la facilité à lancer la mission » et le caractère « intuitif et simple d’utilisation de la plateforme » ont séduit les responsables du sujet chez Batigère. Le groupe décide dans un premier temps de lancer un audit portant sur les exercices de 2017 à 2021 de Batigère Grand Est avec une analyse des double-paiements et une circularisation des fournisseurs. Cela représente plus de 440 000 écritures à analyser pour un montant TTC de 475 millions d’euros. « Nous gérons 110 000 à 120 000 factures à l’année chez Batigère Grand Est qui est l’une des entités du groupe avec le plus de flux. L’idée était de faire un test sur la maison mère et d’étendre à d’autres filiales si l’audit donnait satisfaction », détaille le responsable comptable.
La mission débute au printemps 2022. « Nous avons transmis les Fichiers des Écritures Comptables (FEC) des 5 dernières années, nos balances et nos Grands Livres comptables », se souvient David Fenart. Les FEC sont analysés, de manière exhaustive, grâce à l’outil de data-mining renforcé par l’IA développé par Runview. Les anomalies ainsi identifiées sont ensuite vérifiées par les consultants en interne qui examinent les factures des opérations correspondantes, avant d’être transmises pour validation aux équipes de Batigère Grand Est. « Tout se passe sur la plateforme, très facilement, et en cas de questions, les consultants nous apportent rapidement les réponses », assure le responsable comptable. Une équipe dédiée chez Runview se charge ensuite du recouvrement des trop-payés validés.
En parallèle des analyses des FEC, des circularisations ont été opérées chez une trentaine de fournisseurs sélectionnés par Runview, avec un taux de retour de 93 %. « Nous effectuons nous-mêmes des circularisations. Même si nous n’allons pas autant dans le détail comme le fait Runview, nos fournisseurs ont l’habitude d’être sollicités et jouent le jeu », constate David Fenart. Les résultats sont transmis à Batigère Grand Est dans un rapport de fin de mission, « un document clair et concis, qui donne rapidement les points d’attention et de vigilance à retenir », apprécie le responsable comptable.
David Fenart, responsable comptabilité de Batigère Grand Est
Grâce à l’identification et à la suppression des doublons, nous pourrons partir sur des bases saines lors de la mise en place de la plateforme de facturation électronique.
Dans leur ensemble, les résultats révèlent peu d’anomalies, avec environ 38 000 euros récupérés. Ils témoignent de la grande qualité du travail effectué par les équipes comptables de Batigère Grand Est. « Cela nous a conforté dans nos processus. L’audit nous a néanmoins montré quelques points de vigilance », explique David Fenart. Environ 22 000 euros de doubles paiements ont ainsi été récupérés par Batigère Grand Est grâce à Runview. Il s’agissait pour l’essentiel de doublons s’expliquant par la présence dans la base fournisseurs de Batigère Grand Est, née de la fusion de deux sociétés, de plusieurs entrées pour un même fournisseur. Une même facture peut de ce fait être enregistrée et payée deux fois à deux tiers, différents selon la base mais représentant en fait une même entité. « Nous savions que quelques doublons de codes auxiliaires persistaient encore dans la comptabilité, l’audit nous l’a confirmé et donné des pistes d’amélioration », apprécie le responsable comptable.
Ces enseignements sont d’autant plus précieux que la généralisation de la facturation électronique se profile pour toutes les entreprises. Sa mise en œuvre peut être facilitée par un « nettoyage » préalable des bases fournisseurs. « Grâce à l’identification et à la suppression des doublons, nous pourrons partir sur des bases saines lors de la mise en place de la plateforme de facturation électronique », estime David Fenart qui souligne que, les plateformes homologuées par l’Etat n’étant pas encore connues, cette mise en œuvre devra sans doute se faire assez rapidement pour tenir le calendrier prévu.
Les analyses de circularisation menées par les équipes de Runview ont, elles aussi, porté leurs fruits en permettant à Batigère Grand Est d’identifier des avoirs qui n’avaient jamais été transmis à ses équipes. Par définition, ces derniers ne peuvent être identifiés qu’en examinant les données de la comptabilité du fournisseur. « A moins de circulariser tous nos fournisseurs, nous ne pourrions pas retrouver ces éléments-là. Or, nous n’avons pas le temps d’entreprendre de telles actions », souligne le responsable comptable.
Les bons résultats de l’audit ont été partagés en interne chez Batigère mais aussi aux commissaires aux comptes. « Ils ont beaucoup apprécié la démarche de nous faire auditer par un organisme extérieur », note David Fenart, qui dresse un bilan positif de l’expérience. Outre la « simplicité d’utilisation » de la plateforme Exaus®, le professionnel met en avant « la réactivité des consultants et leur sérieux » et la plus-value d’analyses réellement exhaustives de la comptabilité fournisseurs. « Nous analysons notre comptabilité, mais nous n’avons pas le temps de redescendre l’ensemble de notre FEC, de remonter plusieurs années en arrière, ni de circulariser notre multitude de fournisseurs », développe-t-il.
Satisfait de ce premier audit, Batigère entend lancer une nouvelle mission sur d’autres entités du groupe et compte bien réitérer l’exercice à l’avenir. Car, selon David Fenart, même si les processus semblent bien fonctionner, il est toujours utile de faire appel à une analyse extérieure. « Nos équipes évoluent, nos processus aussi. En 2024 en outre, tout va changer avec la facturation électronique. Il sera intéressant de vérifier si nous maintenons notre qualité avec cette transition et le passage à une plateforme de facturation électronique, ou si des améliorations seront à apporter », conclue-t-il. Questionner, vérifier, améliorer, le triptyque résume une démarche constante chez Batigère, désormais servie par des audits de Profit Recovery.
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