Grâce à Runview, Bayer fait parler les données de son FEC

Dotées de solides processus de contrôle interne, les équipes de Bayer ont trouvé dans l’audit de Runview un moyen complémentaire d’identifier des anomalies et soulignent l’autonomie des consultants et la praticité de la plateforme d’échange en ligne utilisée.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC), dont la production est d’abord une obligation fiscale, peut également être utilisé comme un outil au service de l’amélioration de l’entreprise. C’est cette perspective qui a convaincu les équipes de Bayer de faire confiance à Runview pour réaliser un audit de sa comptabilité fournisseurs en 2019.

Spécialiste des métiers des sciences de la vie, Bayer est notamment présent en France à travers les entités Bayer SAS et Bayer Healthcare SAS. La première développe des produits de protection des plantes tandis que chez Bayer Healthcare SAS, les activités sont réparties en trois divisions :

• Pharmaceuticals développe des traitements de santé,
• Consumer Health réunit les soins et produits sans ordonnance,
• Animal Health, en cours de cession, est dédiée à la santé animale.

À elles deux, Bayer SAS et Bayer Healthcare SAS réalisent un chiffre d’affaires de 2,5 milliards d’euros et emploient environ 3000 personnes dans l’Hexagone pour l’année 2019. Elles y comptent plusieurs sites de R&D ainsi que des usines de production. Les équipes administratives sont présentes à La Garenne-Colombes, à Loos et dans le 9ème arrondissement de Lyon.

Une comptabilité externalisée

Le site de Lyon accueille notamment l’équipe comptable, constituée d’une quinzaine de personnes chargées de superviser les différents centres de services partagés (CSP) du groupe. « L’externalisation date de 2003 », explique Patrick Gouinaud, Responsable des processus transactionnels au sein de ce service comptable. La partie transactionnelle de la comptabilité, puis les comptabilités analytique et générale ont d’abord été transférées à un CSP basé à Barcelone. « Il y a deux ans, une nouvelle étape a été franchie avec la transmission d’une partie de la comptabilité à un CSP situé à Manille, qui est désormais chargé de la saisie et des encaissements », précise le responsable. S’ajoute à cette organisation un autre centre de services partagés, situé en Pologne, qui prend notamment en charge certaines tâches techniques spécifiques.

Un premier contact est noué entre les équipes de Bayer et celles de Runview en 2014, sans pour autant amener au déclenchement d’un audit Runview. 5 ans plus tard, les deux sociétés se rapprochent à nouveau, aboutissant alors au lancement d’une mission d’audit. « Bien que nous ayons de très bons processus internes, nous nous sommes rendu compte que l’audit pouvait tout de même être complémentaire », explique Céline Lerissel, Tax manager chez Bayer.

Séduit par l'analyse du FEC

Mais c’est le fait que l’offre de Runview soit basée sur l’utilisation du FEC qui a finalement convaincu Bayer. « Exploiter les données du FEC pour en tirer des analyses quantitatives et qualitatives nous a semblé intéressant. Au lieu de le produire seulement par obligation comptable, on l’utilise comme un outil au service de l’entreprise », souligne Céline Lerissel. Pour autant, les équipes de Bayer demeurent circonspectes. « Nous doutions de la possibilité de faire parler le FEC de manière significative, et ce sans impliquer nos équipes pour des analyses approfondies », se rappelle la fiscaliste. Leurs contrôles internes étant déjà très poussés, Bayer s’interroge également sur la capacité de l’audit à apporter des résultats pertinents. « Mais nous nous sommes dit que nous ne risquions rien à aller voir », résume Patrick Gouinaud.

En 2019, Runview réalise donc un recovery audit de la comptabilité fournisseurs pour Bayer SAS et Bayer Healthcare SAS. La mission porte sur l’analyse des exercices 2014 à 2018 pour les trop-payés fournisseurs, et 2016 à 2018 pour la TVA déductible omise.

« Nous avons d’abord eu des échanges pour valider l’exploitation technique du FEC puis nous avons transmis les fichiers aux collaborateurs de Runview », se souvient Céline Lerissel. Les consultants récupèrent également des postes de travail sur le site francilien de Bayer, afin d’avoir accès à l’ERP des deux sociétés, en l’occurrence SAP. Les interlocuteurs de Runview (Céline Lerissel pour la TVA, et Patrick Gouinaud pour les trop-payés fournisseurs) étant basés à Lyon, les échanges se font ensuite à distance et les consultants travaillent en autonomie. Une organisation particulièrement importante notamment suite à l’épidémie de coronavirus, qui a modifié en profondeur les modes de travail et a mis sur le devant de la scène le télétravail, amené à perdurer après la crise.

Une plateforme d'échange très complète

Les consultants Runview effectuent l’analyse de la comptabilité de Bayer grâce à leurs outils de data-mining et d’intelligence artificielle. Les anomalies identifiées sont ensuite confirmées par la vérification des pièces justificatives des écritures en cause, puis les résultats sont transmis à leurs interlocuteurs de Bayer pour validation, via la plateforme Exaus® Portail Client. « Elle est relativement complexe à première vue, mais très complète : il y avait à chaque fois toute la documentation nécessaire pour vérifier et valider les anomalies », apprécie Patrick Gouinaud. « Cet outil est une belle découverte, abonde Céline Lerissel. Il m’a permis de disposer d’une vision exhaustive de toutes les factures, avec les montants de TVA identifiés par Runview et le lien pour voir la facture en PDF. J’ai également pu extraire toutes les écritures concernées par des anomalies dans un fichier Excel, afin de le retravailler sous forme de tableaux croisés dynamiques depuis mon ordinateur ».

Le recouvrement est ensuite pris en charge par l’équipe de Runview, qui mène également des circularisations auprès de plusieurs fournisseurs du groupe, tandis que la TVA déductible oubliée est récupérée directement par Bayer. L’audit s’achève au printemps 2020 par une réunion de synthèse et la présentation d’un rapport de fin de mission, avec notamment le détail de la TVA déductible omise identifiée par type de facture et par société. Le document est d’autant plus apprécié que l’audit confirme la robustesse des processus en place chez Bayer. « Rapporté au nombre de transactions que nous avons en charge, nous n’avons pas grand-chose à améliorer », estime Patrick Gouinaud.

Qualité des processus confirmée

S’agissant des trop-payés, les analyses ont ainsi montré qu’ils provenaient principalement d’erreurs humaines très ponctuelles. Il s’agissait donc d’anomalies résiduelles, difficilement évitables, ce qui confirmait en creux la fiabilité des processus à l’œuvre. « On peut mettre en place tous les contrôles possibles, s’il y a une erreur dans la saisie d’origine d’une facture, ce n’est qu’a posteriori qu’on peut la détecter », rappelle le responsable des processus transactionnels. « La circularisation faite par Runview a aussi permis d’identifier plusieurs avoirs non remboursés », apprécie-t-il. Au total, les analyses ont permis de repérer 142 000€ de trop-payés fournisseurs.

En matière de TVA, ce sont environ 210 000€ de TVA déductible omise qui ont été retrouvés. « Cela nous a permis de repérer certaines catégories de factures sur lesquelles nous n’avions pas identifié de TVA déductible », explique Céline Lerissel, citant l’exemple de factures d’agences de voyage, sur lesquelles la TVA n’était pas mentionnée. « J’ai transmis ces informations au CSP de Barcelone et cela nous a permis de renforcer nos audits de process », raconte la responsable, qui prévoit de faire remonter aux équipes l’ensemble des points d’amélioration tirés des enseignements de la mission de Runview.

Céline Lerissel, Tax manager chez Bayer

Même si notre contrôle interne est très performant, l’erreur est humaine : c’est donc toujours utile d’avoir la vision d’un cabinet externe sur notre comptabilité.

Une équipe d'audit très autonome

L’audit a finalement apporté toute satisfaction aux équipes de Bayer. « La collaboration avec les consultants s’est vraiment bien passée : ils sont très réactifs, consciencieux, professionnels et force de proposition », énumère la Tax manager. « Je les ai trouvés très autonomes. Nous n’avons pas eu grand-chose à transmettre, seulement quelques validations à faire. Il n’y a pas eu de questions sur l’utilisation de l’ERP » souligne Patrick Gouinaud.

D’autres missions pourraient d’ailleurs voir le jour. « Même si notre contrôle interne est très performant, l’erreur est humaine : c’est donc toujours utile d’avoir la vision d’un cabinet externe sur notre comptabilité. Nous nous sommes rendu compte que c’est un moyen de contrôler les processus et récupérer du cash rapidement, sans sollicitation outre-mesure de nos équipes. C’est tout à notre avantage de faire appel à Runview » confirme Céline Lerissel.