Chez BOBST, un audit rassurant et transparent pour les équipes

Confiantes dans la qualité de leurs processus comptables et de leur contrôle interne, les équipes de BOBST ont tout de même souhaité les éprouver grâce à l’audit de Profit Recovery proposé par Runview. Elles ont pu constater son intérêt pour conforter la qualité de leur travail mais aussi récupérer des montants perdus, toujours bienvenus pour la trésorerie. Ces bénéfices ont été d’autant plus appréciés que l’opération a très peu mobilisé les équipes, les consultants de Runview ayant travaillé en autonomie.

« Au départ, quand on nous a proposé une mission de Profit Recovery, nous nous sommes plutôt dit, avec le responsable comptable, que rien ne serait trouvé », se souvient Elsa Jassionnesse. Sereine quant à la qualité des processus internes, la Finance Project Manager chez BOBST Lyon, entité française du groupe suisse BOBST, n’était d’abord pas particulièrement convaincue de la possibilité de tirer des gains d’un audit de Profit Recovery.

Présent dans une cinquantaine de pays, le groupe leader dans la fabrication de machines pour l’impression et le façonnage d’emballage emploie 6100 personnes dans le monde et a réalisé un chiffre d’affaires de 1,8 milliards d’euros en 2022. Son entité française, spécialiste de la fabrication de machines pour la production d’emballage en carton, compte environ 800 collaborateurs et a réalisé 350 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2022. Installé au siège à Lyon, son département finance est réparti entre un service contrôle de gestion et un service comptabilité.

Une mission test sur l'entité française du groupe

Un collaborateur du groupe en Suisse, en contact avec Runview, suggère aux équipes françaises la réalisation d’une mission. « L’idée était de tester l’audit proposé par Runview en commençant par l’entité française du groupe. Pour nous, cela représentait une occasion de vérifier que tout fonctionnait correctement au niveau de notre contrôle interne et de se sécuriser sur la manière dont nous travaillons », explique Elsa Jassionnesse.

L’audit doit porter à la fois sur la recherche de trop-payés fournisseurs et celle de la TVA déductible omise. Il s’agit d’une première pour BOBST. S’agissant des doubles paiements, le contrôle interne et l’existence de systèmes d’alertes sur SAP doivent permettre d’éviter les erreurs. « En matière de TVA, nos principaux sujets portent sur l’exonération parce que nous vendons à l’export. Nous n’avions donc pas identifié de sujet particulier », ajoute-t-elle.

L’audit intègre aussi un volet circularisation des fournisseurs de BOBST. « J’étais assez perplexe sur l’intérêt de faire circulariser nos fournisseurs par Runview. Je me demandais pourquoi faire intervenir Runview alors que nos commissaires aux comptes allaient eux-mêmes le faire en janvier. De plus, on sait qu’on obtient en général peu de réponses des fournisseurs circularisés quand on est commissaire aux comptes », confie Elsa Jassionnesse, qui a elle-même exercé cette profession.

La décision est tout de même prise de lancer une mission. « Runview se rémunérant au success-fee, cela ne nous engageait de toute façon pas outre mesure », rappelle la professionnelle. L’audit confié à Runview porte sur les exercices 2018 à 2022 pour les trop-payés fournisseurs et 2021 et 2022 pour la TVA déductible omise. Au total, cela représente 405 588 écritures portant sur un montant d’1,5 milliards d’euros à analyser.

Elsa Jassionnesse, Finance Project Manager chez BOBST Lyon

Les équipes comptables craignaient qu’on leur demande des justificatifs à longueur de journée, mais cela n’a pas du tout été le cas. L’audit n’a pas été chronophage pour elles et l’intervention a été presque transparente.

Un audit au déroulé très fluide

La mission démarre en février 2023, avec la transmission par BOBST des données des exercices concernés. « On nous a seulement demandé de transmettre les FEC », précise Elsa Jassionnesse. Ces fichiers sont passés au crible des algorithmes de data-mining et d’Intelligence Artificielle développés par Runview. Ils permettent de faire remonter les anomalies à travers une analyse exhaustive des données comptables. Les consultants procèdent ensuite à des vérifications pour valider l’existence de ces anomalies. Pour des raisons de sécurité, ils se sont pour cela déplacés deux jours au siège de BOBST, à Lyon. « Nous avons mis en ordinateur à la disposition des consultants avec un accès à SAP, qu’ils savaient déjà utiliser, et ils ont travaillé en autonomie », raconte la Finance Project Manager.

Les anomalies confirmées sont par la suite soumises aux équipes de BOBST sur la plateforme développée par Runview, Exaus. « La plateforme est très facile à utiliser. Lorsqu’il m’est arrivé d’avoir une question sur son fonctionnement, les collaborateurs de Runview ont été très réactifs pour m’apporter une réponse », apprécie Elsa Jassionnesse.

L’ensemble de la mission se déroule de manière très fluide. « Nous recevions un mail tous les quinze jours avec un récapitulatif clair des actions en cours et éventuellement des demandes de précisions quand les consultants en avaient besoin », se rappelle la Finance Project Manager. Les collaborateurs du groupe ont été très peu sollicités. « Les équipes comptables craignaient qu’on leur demande des justificatifs à longueur de journée, mais cela n’a pas du tout été le cas. L’audit n’a pas été chronophage pour elles et l’intervention a été presque transparente », souligne-t-elle.

Des équipes rassurées et agréablement surprises 

Finalement, les résultats confirment la très bonne qualité des processus comptables de BOBST. L’audit rapporte en outre quelques montants perdus appréciables. Ainsi, en matière de trop-payés fournisseurs, le nombre d’anomalies repérées et les montants récupérés sont minimes, bien que non nuls. « Avec moins d’une dizaine de doubles paiements retrouvés sur 5 ans, cela nous a rassurés sur notre organisation et notre contrôle interne », résume Elsa Jassionnesse. Les deux comptables fournisseurs qui ont participé au meeting de fin de mission ont été confortés dans leur efficacité. « Même si on leur avait bien précisé qu’il s’agissait pour nous de nous rassurer sur notre niveau de contrôle interne, je pense qu’il y avait au départ chez eux sans doute un peu de stress de voir cinq ans de leur travail audités. Finalement ils ont été très soulagés et satisfaits ».

En matière de TVA, les équipes BOBST ont été agréablement surprises puisque des montants ont pu être récupérés, contrairement à ce qu’elles avaient imaginé. L’intervention de Runview a en effet permis d’identifier un sujet particulier sur lequel de la TVA déductible avait été omise. « Nous ne connaissions pas la règle fiscale sur un cas très spécifique. Nous avons demandé à Runview le texte de loi correspondant, qui nous a été fourni, et depuis, nous appliquons cette règle », assure la Project Finance Manager.

Côté circularisation, si le nombre de doublons et les montants identifiés sont peu élevés, preuve supplémentaire de la qualité des processus internes, le taux de réponse des fournisseurs sollicités est de 89 %. « J’ai été très satisfaite de la prestation. Je pense que les équipes de Runview passent plus de temps que les commissaires aux comptes à la relance des entreprises circularisées et surtout qu’elles disposent des bons contacts chez les fournisseurs », admet Elsa Jassionnesse.

Interrogée sur les points forts de l’audit réalisé, la Project Finance Manager met en avant la satisfaction de voir la qualité du contrôle interne certifiée par un tiers externe, ainsi que l’autonomie de travail des consultants et leurs connaissances pointues sur des règles fiscales spécifiques. Elle est désormais convaincue de l’intérêt du Profit Recovery. « Cela vaut le coup. Je ne sais pas encore si nous ferons appelle à Runview tous les trois ou cinq ans. Ce sera peut-être le cas. Mais je trouve très utile de le faire au moins une fois pour éprouver ses processus et récupérer des trop-payés fournisseurs et de la TVA déductible omise, même quand on est globalement confiant », précise-t-elle. Le bilan très positif de cette première mission a en tout cas d’ores-et-déjà était transmis au groupe pour voir si d’autres entités pourraient bénéficier de ces audits.