Bouygues Telecom se perfectionne avec les audits Runview

Un exercice gagnant-gagnant : c’est ainsi qu’Eric Estrabols, responsable des comptabilités auxiliaires de Bouygues Telecom, résume les missions de recovery audit menées par Runview auprès de son entreprise.

Créé en 1994, l’opérateur téléphonique et fournisseur d’accès à internet compte aujourd’hui 14,4 millions de clients sur son parc mobile et 3,4 millions de clients haut débit fixe. En 2017, il a réalisé un chiffre d’affaires de 5,1 milliards d’euros. En ce qui concerne l’organisation de sa comptabilité, celle-ci est réalisée par ses propres équipes.

Engagé dans une démarche d’amélioration continue, c’est d’abord pour vérifier le bon fonctionnement de ses processus que Bouygues Telecom fait appel à Runview. « Nous effectuons des contrôles en interne, mais faire appel à un œil extérieur permet de voir des choses qui nous auraient échappé et d’identifier des points d’amélioration », explique Eric Estrabols.

Pourquoi avoir choisi Runview ? « Leur solution nous a offert l’occasion de faire analyser notre comptabilité afin de savoir si nous étions dans les clous en termes de récupération de TVA et de doubles paiements », apprécie le responsable des comptabilité auxiliaires.

Deux audits à 5 ans d'intervalle

Une première mission est donc confiée à Runview en 2012 pour analyser la comptabilité des exercices précédents, puis une deuxième en 2017 pour s’assurer que les erreurs détectées lors du premier audit ont bien été corrigées.

« L’expérience des consultants de Runview sur SAP leur a permis de nous formuler des demandes précises, sur les champs et les tables des extractions », précise Eric Estrabols.

Ces données sont analysées de manière exhaustive et passées au crible des algorithmes développés par Runview qui permettent de faire remonter des pistes d’anomalies, explorées ensuite par les consultants. Les factures correspondantes sont vérifiées pour déterminer les éventuels trop-payés fournisseurs et la TVA déductible omise.

Les erreurs ainsi identifiées sont ensuite soumises à la validation de Bouygues Telecom. Puis les consultants de Runview procèdent au recouvrement des doubles paiements auprès des fournisseurs, et Bouygues Telecom à la régularisation de la TVA.

Différentes anomalies identifiées

Grâce à l’expertise des consultants de Runview, le premier audit a notamment mis en lumière une récupération systématiquement incomplète de la TVA sur les carburants, un sujet fiscal complexe. En effet, Bouygues Telecom ne récupérait pas la TVA sur le diesel alors qu’elle était en droit de le faire.

Quelques doubles paiements ont également été détectés au cours des deux audits : « SAP ne permet normalement pas de saisir plusieurs fois une même facture, mais si elle est envoyée à deux reprises, il suffit d’une petite faute - comme l’ajout d’un espace - dans la référence de la facture pour engendrer une erreur », explique Eric Estrabols.

Enfin en 2017, Runview réalise également une circularisation en comparant les données de Bouygues Telecom à celles issues de la comptabilité d’une centaine de ses fournisseurs : une méthode qui lui a permis d’identifier plus de 600 000 € (lire encadré).

Eric Estrabols, Responsable des Comptabilités Auxiliaires de Bouygues Telecom

Nous avons tiré des enseignements et des axes d’amélioration de chaque remarque de Runview.

Résultats rassurants et ajustements des process

Les volumes audités sont considérables. Ainsi, en 2017, Runview a procédé à l’audit de 1,8 millions de lignes de la comptabilité de Bouygues Telecom, correspondant à :

• un volume d’achats de 18 milliards d’euros depuis 2012,
• une assiette de TVA de 1,3 milliards d’euros depuis 2015.

Au regard du volume de factures traitées, les résultats des audits illustrent le bon fonctionnement des processus comptables de Bouygues Telecom ; d’autant que les montants récupérés en circularisation ne proviennent pas de dysfonctionnements dans le traitement comptable des factures.

« Cela nous a rassuré. Nous nous sommes rendu compte que les contrôles mis en place en matière de doubles paiements sont efficaces et que nous nous sommes améliorés sur la récupération de la TVA », souligne le responsable des comptabilités auxiliaires.

Un constat qui s’explique aussi par l’approche adoptée par Bouygues Telecom à l’issue du premier audit. Au-delà de la trésorerie récupérée, la société a ainsi utilisé le rapport d’audit comme un outil de perfectionnement de ses processus comptables. « Nous avons tiré des enseignements et des axes d’amélioration de chaque remarque de Runview », confirme Eric Estrabols.

Les équipes comptables ont par exemple été sensibilisées à la vigilance nécessaire dans la saisie des références de factures pour éviter tout double paiement. En matière de TVA, la Direction Fiscale de la société leur a également dispensé une formation. Les cas récurrents d’omission de TVA déductible détectés par Runview et validés en interne ont ainsi fait l’objet d’une nouvelle doctrine.

« La circularisation nous a également montré que nous devrions être plus attentifs dans nos relations avec certains fournisseurs. La confiance n’exclut pas le contrôle et nous allons sans doute procéder à des circularisations régulières avec certains d’entre eux à l’avenir », souligne le responsable des comptabilités auxiliaires.

Qualité des échanges

Bouygues Telecom dresse donc un bilan très positif des missions réalisées par Runview, qui lui ont permis de récupérer du cash et d’améliorer ses processus. La qualité des échanges qui se sont déroulés dans le cadre de ces audits a aussi été appréciée. « Nous avions fourni des documents et des données très précises à Runview, qui nous a également fait des retours très rigoureux, efficaces et pointus », estime Eric Estrabols. L’autonomie des équipes de Runview fait aussi partie des points positifs relevés par l’opérateur.

À l’avenir, Bouygues Telecom est d’ailleurs ouvert à la possibilité de travailler à nouveau avec Runview pour d’autres missions. « Nous n’avons rien à y perdre et tout à y gagner, résume Eric Estrabols, convaincu par le mode de rémunération de Runview, qui s’effectue au « success-fee » sur les montants d’anomalies détectées. C’est donc une opportunité de s’améliorer pour un coût qui n’est pas une dépense supplémentaire, mais qui correspond à un pourcentage de ce qui nous est restitué ». Une solution vraiment gagnant-gagnant !

Bastien Meaux, Directeur Marketing de Runview

Des montants conséquents récupérés grâce à la circularisation

Afin de détecter des sources supplémentaires de montants à récupérer, Runview a proposé à Bouygues Telecom de circulariser certains de ses fournisseurs. Le principe ? Rapprocher les comptabilités des deux entreprises dans le but d’identifier d’éventuels montants en « attente » chez les fournisseurs, dont les services comptables de l’opérateur n’auraient pas connaissance.

Pour ce faire, le spécialiste du recovery audit a proposé une liste de 120 fournisseurs auprès desquels il était pertinent de mener ce type d’analyse. Celle-ci a été établie en fonction de plusieurs critères dont le volume d’achat, le nombre de factures, la nature de la prestation… Et surtout grâce à l’expérience des consultants Runview, qui ont accumulé des connaissances pointues sur les fournisseurs au fil des différentes missions.

Une fois la liste validée par Bouygues Telecom, les équipes de Runview se sont chargées de récupérer les grands livres client chez les fournisseurs, afin de les comparer à la comptabilité correspondante chez l’opérateur. Après analyse et détection d’écarts en faveur de Bouygues Telecom, elles ont vérifié que ces montants n’avaient pas déjà fait l’objet d’une régularisation. Elles ont alors demandé aux fournisseurs concernés de procéder à un remboursement.

Malgré les relations de confiance développées avec ses fournisseurs, ces analyses ont permis à Bouygues Telecom de récupérer une somme totale de 643 000 €. Plusieurs avoirs, équivalents à un montant total de 267 000 €, ont ainsi été récupérés auprès d’un seul et même fournisseur : ces avoirs n’ayant jamais été transmis au service comptable, ils n’avaient donc pas été déduits. Grâce à la circularisation opérée par Runview, la somme a finalement été récupérée, générant un impact positif sur le résultat et la trésorerie de Bouygues Telecom.