Elivia conforte la qualité de ses procédures comptables

Grâce aux consultants de Runview, l’entreprise a pu vérifier la bonne marche de ses processus comptables après une importante réorganisation et identifier un point d’amélioration, en gardant de bout en bout la maîtrise des opérations.

Se soumettre au contrôle pour évaluer la qualité de son travail et pouvoir si besoin l’améliorer : c’est dans cet état d’esprit que les équipes d’Elivia ont chargé Runview de la réalisation d’un audit de sa comptabilité fournisseurs. « Nous nous inscrivons dans un processus d’amélioration continue », explique Dominique Meslet, le directeur administratif et financier (DAF). « Dans notre esprit, un audit, quels que soient ses résultats, doit nous faire avancer », complète Abdelaziz Chaachoui, le responsable comptable.

N°2 de la viande bovine en France, Elivia est la branche carnée de la coopérative agro-alimentaire Terrena. Elle développe des activités d’abattage, de désossage, de découpe et de transformation de viande, pour le marché national et l’export. L’entreprise travaille pour la grande distribution, les grossistes et les acteurs de la restauration hors domicile. Ses produits sont notamment commercialisés sous les marques « La nouvelle agriculture », « Sourires de campagne » et « Tendre et plus ». Elle compte également une activité de traitement des cuirs.

Elivia réalise environ 920 millions d’euros de chiffre d’affaires par an et emploie 2 500 salariés et intérimaires ainsi qu’environ 400 personnes rémunérées à la tâche, sur une quinzaine de sites en France. En 2015, ce spécialiste de la viande a fusionné ses différentes sociétés pour n’en former qu’une seule dont dépendent 14 établissements. La comptabilité demeure réalisée sur chaque établissement, à quelques exceptions près, puis elle est consolidée au niveau central.

Contrôler les procédures

Début 2020, Elivia confie à Runview la réalisation d’un audit de sa comptabilité fournisseurs, principalement pour vérifier la cohérence du travail réalisé par les différents services comptables. « Notre vision n’était pas centrée sur la récupération de trésorerie. L’objectif premier de cet audit était plutôt de contrôler nos procédures internes », souligne ainsi Dominique Meslet.

L’approche de Runview, dont les analyses ciblent à la fois la recherche de trop-payés fournisseurs et de TVA déductible omise, intéressent les équipes d’Elivia à plusieurs titres. « Alors qu’il n’était auparavant pas possible de saisir deux fois une même facture, suite à la fusion en une seule société nous n’avons plus dans nos outils la capacité de vérifier que nous n’avons pas de doublons au niveau de la société », expose Abdelaziz Chaachoui.

Cette fusion, une réorganisation importante opérée relativement rapidement, incite en elle-même les équipes d’Elivia à vérifier que les processus fonctionnent bien. En matière de TVA, elles n’anticipent pas de problème particulier. « Mais il est toujours intéressant d’avoir de manière régulière une vision extérieure sur les fonctionnements des services pour vérifier que nous n’avons pas manqué quelque chose », estime le responsable.

L’audit confié à Runview porte sur les exercices 2015 à 2019, soit 733 911 écritures représentant plus de 5 milliards d’euros TTC à analyser. Tout commence en février 2020 par la transmission des Fichiers des Écritures Comptables des exercices concernés aux consultants de Runview. Ces derniers procèdent ensuite à l’analyse exhaustive des écritures. Des échanges avec les équipes d’Elivia permettent de préciser les domaines les plus susceptibles de comporter des anomalies. « Une fois les points de questionnement identifiés, nous avons transmis les factures correspondantes en utilisant le portail web prévu par Runview », raconte Abdelaziz Chaachoui qui a jugé cet outil très facile à prendre en main.

Validation des anomalies et maîtrise des opérations

C’est également via cette plateforme que le responsable procède à la validation des anomalies identifiées par les consultants. Tout au long de l’audit, Elivia conserve ainsi la maîtrise des opérations. « Tout ce qui est fait par Runview l’est à la discrétion du client », insiste le responsable comptable, en rappelant que l’entreprise peut ainsi parfois choisir de ne pas traiter certains points, notamment pour des raisons commerciales.

Des circularisations sont également menées par Runview sur une liste de plus de 200 fournisseurs, avec un très bon taux de réponse. « Nous ne le faisons pas de manière automatique. Cela permettait donc de sécuriser l’ensemble de nos processus, notamment sur les avoirs pour lesquels nous n’avons pas nécessairement de relance, contrairement au traitement des factures qui est relativement simple », souligne Abdelaziz Chaachoui.

Malgré la crise sanitaire et le confinement, l’audit suit son court. Il dure in fine environ 5 mois. « Nous aurions sans doute pu aller plus vite mais le Covid-19 nous a contraint à des adaptations. À ce moment-là, nos interlocuteurs chez Runview ont été très compréhensifs et ont su rester pragmatiques », apprécie le responsable comptable. Les consultants se chargent en outre des dossiers de bout en bout. S’agissant des quelques trop-payés fournisseurs identifiés, Runview s’occupe ainsi du recouvrement. « Le fait de ne pas avoir à intervenir directement auprès de nos fournisseurs, mais que ce soit un tiers qui se charge des démarches est très satisfaisant pour nous », pointe-t-il.

Des résultats rassurants et une source d'erreur identifiée

L’audit révèle finalement un nombre limité d’anomalies présentes dans la comptabilité d’Elivia. Les montants récupérés sont donc faibles au regard des sommes analysées, ce qui constitue une bonne nouvelle pour le DAF et le responsable comptable. « Ces résultats confirment les bonnes performances des équipes », apprécie Dominique Meslet. L’essentiel des anomalies proviennent d’une seule et même typologie d’erreurs, concernant un aspect très particulier de la TVA sur des factures liées aux participations publicitaires, une spécificité des échanges entre la grande distribution et ses fournisseurs. « Au niveau de notre interface de gestion, les personnes ne saisissaient pas la TVA soit parce qu’elle n’apparaissait pas de manière lisible sur ces factures, soit parce qu’elles la considéraient comme non déductible », explique Abdelaziz Chaachoui.

Après échanges avec les consultants et confirmation de la déductibilité de la taxe, Elivia a pu récupérer les montants concernés. « L’audit nous a surtout permis de faire passer l’information, afin que le problème ne se reproduise pas à l’avenir », souligne le responsable comptable.

Les résultats de l’audit, démontrant l’efficacité des procédures comptables, ont été largement partagés. « Nous les avons fait remonter à l’ensemble de nos directions et actionnaires pour montrer que nos process fonctionnent, précise Abdelaziz Chaachoui. Cela constitue aussi un appui vis-à-vis de nos commissaires aux comptes : on leur montre que l’on fait intervenir un prestataire extérieur qui travaille en toute autonomie et en toute transparence, puis on partage les résultats avec eux ». Enfin précise-t-il, cet audit est aussi une source de satisfaction et de motivation pour les équipes.

Abdelaziz Chaachoui, Responsable comptable d’Elivia

Il est normal de faire ce type d’audit assez régulièrement, en fonction notamment des réorganisations et du turn-over dans les services. Nous pensons aussi que la démarche doit être partagée au niveau du groupe pour sécuriser les process et pour l’aspect financier.

Prêts à réitérer la démarche

Renouveler, voire étendre la démarche à l’avenir lui semble une bonne idée. « Il est normal de faire ce type d’audit assez régulièrement, en fonction notamment des réorganisations et du turn-over dans les services. Nous pensons aussi que la démarche doit être partagée au niveau du groupe pour sécuriser les process et pour l’aspect financier. Même si nous n’avons pas trouvé grand-chose, on peut se dire que si l’on ne fait pas cet audit, on perd de l’argent », argumente-t-il.

Une position d’autant plus facile à défendre selon Dominique Meslet que l’audit s’est avéré « peu contraignant ». « L’équipe de Runview a été très compréhensive, à aucun moment elle ne nous a poussés, ni sur les délais ni sur les résultats. La mission s’est passée en très bonne collaboration et a été très fluide, il y a donc tout intérêt à le faire », conclut-il.