Entre Engie et Runview, les audits tissent une relation de confiance

Si en matière de doubles règlements fournisseurs et de TVA déductible non récupérée, le risque zéro n’existe pas, le recovery audit permet d’identifier les erreurs et de corriger le tir. C’est dans cette optique que Stanislas Renaudin, Directeur de l’un des centres de services partagés (CSP) d’Engie, a décidé de faire régulièrement appel à Runview pour auditer sa comptabilité fournisseurs.

Acteur majeur de l’énergie dans le monde, Engie développe ses activités dans les secteurs de l’électricité, du gaz naturel et des services à l’énergie. Présent dans 31 pays, le groupe possède une capacité de production de plus de 100 gigawatts. Résolument engagé dans la transition énergétique, Engie fournit gaz naturel et électricité verte à des clients particuliers et professionnels. Le groupe compte 96 400 collaborateurs et a réalisé près de 94 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2022.

Un premier audit dans un contexte de changement

Le rapprochement entre GDF et Suez, à l’origine d’Engie, engendre une fusion de plusieurs départements comptables : les équipes réfléchissent alors à une réorganisation du département fournisseurs d’AccIS France, l’un de ses CSP. Par ailleurs, le groupe a changé d’outil de gestion des commandes, et la dématérialisation des factures se met en place afin d’industrialiser leur traitement.

« Nous avons décidé d’auditer notre comptabilité fournisseurs afin de tester nos processus, en ciblant les doubles paiements et la TVA déductible omise, qui constituent une perte sèche pour l’entreprise », raconte Stanislas Renaudin, Directeur du CSP AccIS France. Il souhaite alors faire un état des lieux des processus afin de les fiabiliser, et neutraliser au maximum les pertes potentielles. Les équipes d’Engie découvrent l’offre de Runview et lui confient un premier audit en 2011.

C’est une première pour Engie. La comptabilité fournisseurs du géant de l’énergie fait déjà l’objet d’audits sur le système de contrôle interne de la part des commissaires aux comptes. Ils testent les processus de détection des doubles paiements et sont amenés à alerter les équipes sur les enregistrements comptables concernés. Cependant ils ne font pas d’analyse approfondie car cela ne fait pas partie de l’objet de leur mission. Runview a en revanche un mandat pour un audit spécifique et en profondeur visant la détection et le recouvrement des doubles paiements fournisseurs et de la TVA déductible omise.

Autonomie des consultants

Le premier audit réalisé par Runview remonte jusqu’à l’exercice 2007 ; d’autres sont menés par la suite, avec un périmètre de plus en plus élargi. Runview est également chargé d’effectuer des circularisations, qui consistent à rapprocher la comptabilité d’Engie avec celles de ses fournisseurs dans le but d’identifier d’éventuels montants « en attente » chez ces derniers.

Les données de la comptabilité fournisseurs du groupe sont analysées de manière exhaustive à l’aide de la solution logicielle de data-mining développée par Runview. Elle permet aux consultants de détecter les anomalies comptables liées à des trop-payés fournisseurs ou de la TVA déductible omise.

Les experts remontent ensuite à l’origine des erreurs, en vérifiant les factures correspondantes. « Ils prennent rendez-vous pour venir quelques jours sur place rechercher les documents. Les consultants sont très autonomes », apprécie Philippe Dos Santos, Responsable Comptabilité Fournisseurs d’AccIS France.

Pertinence des analyses et professionnalisme

Les équipes de Runview transmettent ensuite à Engie la liste détaillée des anomalies repérées afin que le groupe les valide. « Nos vérifications ont montré la fiabilité des analyses effectuées par Runview », souligne Philippe Dos Santos.

Après validation, les consultants se chargent de procéder au recouvrement des sommes correspondant aux doubles règlements. « Un travail délicat dont ils s’acquittent avec professionnalisme : nous n’avons eu aucune remontée négative de la part des fournisseurs », raconte Stanislas Renaudin.

Des résultats financiers

Entre 2013 et 2017, 5 nouveaux audits ont été réalisés chez Engie AccIS et Engie Energie Services, permettant la récupération de 5 millions d’euros de TVA déductible et de 2 millions d’euros liés à des doubles paiements. Les circularisations opérées se sont, quant à elles, soldées par la récupération de plus d’un million d’euros d’avoirs.

« Les résultats portant sur les doubles paiements correspondent à ce que nous attendions. Ils sont à relativiser par rapport à la base d’achat d’Engie, qui se chiffre en milliards d’euros » souligne Philippe Dos Santos. En effet, l’expérience de Runview a permis de montrer que les taux d’erreurs constatés chez l’énergéticien sont similaires à ceux observés dans les entreprises du secteur industriel. « Cependant, nous avons été très surpris par les résultats en matière de TVA » précise le Responsable Comptabilité Fournisseurs.

L’ampleur des montants récupérés témoigne aussi de l’expertise des consultants, qui ont par exemple su déceler de la TVA sur les carburants parfaitement déductible mais pourtant oubliée, car difficile à repérer. « Runview ne s’est pas arrêté à la complexité des factures. Leurs équipes ont pris contact avec nos clients internes pour récupérer les fichiers sources des factures dont nous n’avions que la première page, afin de pouvoir identifier la TVA déductible », explique Philippe Dos Santos.

Stanislas Renaudin, Directeur du CSP AccIS France

À chaque audit, nous récupérons des montants significatifs sur des anomalies de doubles paiements et de TVA.

Des informations précieuses pour les équipes d'Engie

À l’issue de chaque mission, Runview fournit à Engie un rapport détaillé et présente ses analyses. « Cela nous permet de remonter à la source de nos problèmes et de comprendre comment améliorer nos processus », apprécie Stanislas Renaudin.

Les équipes de Runview ont par exemple procédé à une analyse complémentaire sur l’origine des doubles paiements fournisseurs. « Elle a montré que 70 % des erreurs surviennent dans les cas où le processus Procure-to-Pay n’est pas respecté. Ces informations viennent renforcer notre communication en interne sur l’importance de respecter le processus commandes-factures, auprès des approvisionneurs et des chargés de commande », souligne le directeur d’AccIS France.

Très satisfait des résultats, Engie fait désormais appel à Runview de manière récurrente. « À chaque audit, nous récupérons des montants significatifs sur des anomalies de doubles paiements et de TVA. Comme le risque zéro n’existe pas, la réalisation de nouvelles missions nous permet d’identifier les éventuelles nouvelles erreurs », explique Stanislas Renaudin.

Un véritable partenariat

Au fil des audits, Engie et Runview ont tissé une relation de confiance. Les responsables comptables de l’énergéticien soulignent notamment la bonne préparation des missions en amont par les consultants. « Lorsque l’un d’eux travaille sur Engie pour la première fois, il connaît déjà par cœur les processus en arrivant. Il est très rare que nous ayons eu à réexpliquer certaines choses », illustre Philippe Dos Santos, qui insiste sur l’autonomie et la discrétion des experts de Runview.

« Leur force est aussi de proposer en permanence des idées pour améliorer le déroulement de l’audit. Par exemple, au départ les anomalies détectées étaient présentées dans un Excel, pour validation. Aujourd’hui, Runview a développé la plateforme web Exaus® Portail Client pour faciliter la manière dont nous traitons et validons les anomalies. Je suis certain qu’au prochain audit, l’outil sera encore amélioré », assure le Responsable Comptabilité Fournisseurs.

Autre point positif mis en avant par les équipes d’Engie, la capacité de Runview à être force de proposition. « Ils sont capables d’attirer notre attention, sans facturation supplémentaire, sur des points de vigilance qui ne font pas partie du périmètre de l’audit, comme par exemple des cas où nous récupérons de la TVA alors que nous ne devrions pas », raconte Philippe Dos Santos. Des points forts appréciés, qui expliquent la pérennité de la relation entre Engie et Runview.