Entre GRDF et Runview, une relation construite au fil des audits

Afin de refaire le point sur ses processus comptables et de s’assurer de la qualité de son contrôle interne, GRDF a fait appel à Runview pour une mission de Profit Recovery. Troisième du genre après quelques années d’attente, elle a permis à GRDF d’identifier des points d’amélioration et de récupérer des montants qui sans cela auraient été perdus. Outre la qualité des résultats restitués, riches d’enseignements, GRDF souligne les bons rapports noués entre les consultants et les équipes internes.

En matière de recovery audit, comme dans beaucoup de domaines, le succès n’est pas seulement affaire de technologie. La qualité des liens noués entre les consultants et les équipes opérationnelles de l’entreprise auditée contribue aussi à la réussite des missions et à leur reconduction dans le temps. C’est ce qu’illustre le dernier projet de Profit Recovery mené par Runview pour GRDF.

Principal gestionnaire du réseau de distribution de gaz en France, GRDF compte 11 millions de clients et conçoit et exploite le plus grand réseau européen de distribution. Long de plus de 200 000 kilomètres, ce dernier couvre 95 % du territoire français. La société emploie environ 12 000 collaborateurs et génère un chiffre d’affaires d’un peu plus de 3,5 milliards d’euros. Sur le plan comptable, il est organisé avec des services et des métiers nationaux et une présence dans 6 régions géographiques. Quinze sociétés comptables appartenant à une seule et même entité juridique travaillent en support de cette activité en constante évolution.

La relation nouée entre GRDF et Runview remonte à 2012 avec la réalisation d’un premier audit de Profit Recovery de la comptabilité fournisseurs. « Nous avions réalisé une première mission puis une autre en 2015. Elles nous avaient confortés sur l’efficacité de nos procédures et de notre contrôle interne, l’audit ayant révélé peu d’anomalies », raconte Clotilde Paris, déléguée comptabilité et trésorerie au sein de GRDF. En 2021, GRDF profite d’un changement de logiciel d’approvisionnement pour lancer une nouvelle mission avec Runview. « Nos équipes et nos outils changent. L’objectif était de refaire le point sur nos process car l’audit est un bon moyen de révéler les dysfonctionnements », souligne la professionnelle.

Plusieurs qualités portées au crédit de Runview

Cette nouvelle mission est motivée par plusieurs facteurs. « Nous avions précédemment fait une mission avec un autre prestataire dont nous n’étions pas entièrement satisfaits », souligne Clotilde Paris avant d’énumérer les éléments ayant conduit GRDF à renouveler sa confiance auprès de Runview. La technologie développée par le spécialiste du recovery audit en fait partie. « Runview dispose de logiciels et d’outils plus développés que les nôtres. Ils peuvent détecter ce qui demeure invisible lorsque nous réalisons nos propres contrôles, pointe la déléguée comptabilité et trésorerie. L’accessibilité des consultants compte aussi. Ils s’entendent très bien avec les équipes opérationnelles et cette relation qui se crée entre auditeurs et audités est fondamentale ». Enfin, le côté « clef-en main » de l’offre de Profit Recovery : « La mission est menée de bout en bout. Les équipes de Runview ne se contentent pas de réaliser un constat, elles se chargent de réaliser toutes les démarches pour aller récupérer les montants identifiés. Nous sommes là en appui pour infirmer ou confirmer les résultats », développe la professionnelle.

La mission débute donc à l’été 2021 sur l’ensemble des établissements de GRDF. Sont concernés les exercices 2019 à 2020 pour la recherche de la TVA déductible omise et 2018 à 2020 pour l’identification des trop-payés fournisseurs. En tout, près de 800 000 écritures représentant un montant de plus de 5,2 milliards d’euros doivent être passées en revue. Un nouvel axe d’analyse est également ajouté par rapport aux missions précédentes, puisque GRDF décide de confier à Runview la circularisation de ses fournisseurs.

Un audit mené à distance

L’audit démarre avec la transmission par le groupe de ses Fichiers des Écritures Comptables (FEC). Les consultants les soumettent aux algorithmes de data-mining et d’Intelligence Artificielle développés par le spécialiste du Profit Recovery. « Le FEC est une extraction que nous produisons déjà nativement », souligne Clotilde Paris. Le fournir à l’auditeur ne demande donc pas de travail particulier aux équipes. Une fois les analyses logicielles des écritures effectuées, les consultants poursuivent l’audit en étudiant les justificatifs des écritures présentant des anomalies. Dotés de postes et d’accès à SAP, l’ERP utilisé par GRDF, ils travaillent entièrement à distance.

La liste des anomalies détectées est ensuite transmise pour validation aux équipes internes via la plateforme sécurisée de l’auditeur. « Nous n’étions pas familiers avec cet outil que Runview avait développé depuis notre dernier audit, mais une fois que les équipes ont compris son fonctionnement, il a été rapidement adopté », constate la déléguée comptabilité et trésorerie. L’équipe dédiée de Runview se charge ensuite de procéder au recouvrement des trop-payés identifiés tandis que GRDF procède à la régularisation de la TVA déductible omise identifiée sur ses déclarations fiscales.

Clotilde Paris, déléguée comptabilité et trésorerie chez GRDF

J’ai été bluffée par le taux de réponse obtenu par les équipes Runview sur la circularisation des fournisseurs. Cela démontre le bon relationnel que Runview a développé avec les personnes pour lesquelles elle assure ses prestations.

Entre auditeur, audités et fournisseurs, un cercle vertueux 

Une liste de fournisseurs à circulariser est proposée par les consultants aux équipes de GRDF. « Elle a été validée par notre direction achats et approvisionnements, qui a souhaité surseoir la circularisation de certains fournisseurs. Ils ne représentaient cependant qu’une minorité », relate Clotilde Paris en rappelant l’importance pour GRDF de garder la maîtrise des opérations concernant la sollicitation de ses fournisseurs. « Runview partage cet état d’esprit, cela n’a donc pas posé problème », assure-t-elle. Sur une cinquantaine de fournisseurs sollicités, 94 % ont répondu à la demande de circularisation, avec des résultats à la clef pour 30 % d’entre eux. « J’ai été bluffée par le taux de réponse obtenu par les équipes Runview sur la circularisation des fournisseurs. Cela démontre le bon relationnel que Runview a développé avec les personnes pour lesquelles elle assure ses prestations, souligne la professionnelle. De la même manière, si Runview nous demande des extraits de compte au cours d’une mission effectuée pour un tiers, nous les fournirons car nous sommes satisfaits de l’audit. C’est un cercle vertueux ! ».

L’ensemble des résultats des analyses est repris dans le rapport de fin de mission fourni par Runview aux équipes de GRDF. « Ce rapport est un support très intéressant qui permet de cibler les principales causes d’anomalies, avec des ventilations par nature, par période, par fournisseurs... Cela nous permet de réaliser un grand nombre d’analyses, un point important puisqu’au-delà du recouvrement brut, nous cherchons surtout à améliorer nos process. Pour cela, il faut savoir pourquoi des anomalies ont eu lieu. Cela est rendu possible grâce aux résultats restitués par Runview », détaille la déléguée comptabilité et trésorerie.

Des actions correctives menées

La mission s’est ainsi révélée riche en enseignements pour GRDF qui a pu identifier des points d’améliorations. « L’audit a révélé une faille dans nos process sur la TVA déductible, nous permettant ainsi de la régulariser et de remettre le processus sous contrôle », illustre Clotilde Paris. Une partie des anomalies repérées s’expliquaient ainsi par le fait que le détail des factures de courtiers était transmis à la direction juridique et non à la comptabilité. La demande a donc été faite pour que ces factures soient systématiquement envoyées au bon service.

« Sur la partie circularisation, les résultats sont assez inattendus. Il montre que certains avoirs ne nous sont pas envoyés », note Clotilde Paris. Là encore, l’audit a permis de retrouver ces avoirs et d’alerter les équipes de GRDF sur le sujet. « Lorsque cela concerne régulièrement les mêmes fournisseurs, nous pourrons être plus vigilants. Mais dans les faits, les résultats montrent que le phénomène est assez diffus. D’où l’intérêt de renouveler ce type de mission », constate la professionnelle.

Une nouvelle mission déjà programmée

Naturellement, l’intérêt de l’audit réside aussi pour GRDF dans les montants qu’il lui a permis de recouvrer. « Ce sont des sommes que nous n’aurions pas pu récupérer si nous n’avions pas réalisé l’audit », pointe la déléguée comptabilité et trésorerie, pour qui ce n’est toutefois pas l’objectif principal de l’opération. « Je le vois comme un bonus appréciable de cet audit. Je considère plutôt cette mission comme une manière de vérifier la qualité de mon contrôle interne et d’identifier des points sensibles », explique-t-elle.

Les résultats ont été partagés avec les équipes opérationnelles en charge de la comptabilité et de la fiscalité. « J’ai également fait un retour sur les sommes récupérées au CODIR de la direction financière. Cela s’inscrit entièrement dans les démarches de performance engagées par GRDF », explique Clotilde Paris, très satisfaite de cette mission dont il est déjà prévu qu’elle ne sera pas la dernière. « Des équipes très professionnelles, un outil efficace, une prestation clef en main, le bilan de l’audit réalisé avec Runview est très positif. Nous relancerons une mission sans coup férir de manière à ne pas perdre une année de récupération ». Entre GRDF et Runview, la relation de confiance est désormais bien ancrée.