Novartis Pharma : un bilan très positif des audits menés par Runview

« Identifier l’origine des failles, de façon à pouvoir ensuite mettre en place les bonnes procédures ». Tel est selon Marc Fournier, directeur des comptabilités et du reporting chez Novartis Pharma, l’objectif des audits de comptabilité fournisseurs menés depuis plusieurs années par Runview au sein du groupe.

Leader de l’industrie pharmaceutique et premier laboratoire en France, l’entreprise déploie ses activités au service de la santé et du bien-être des patients et de ceux qui les accompagnent. Dans l’hexagone, le groupe Novartis comporte trois divisions. Innovatives Medicines, composé de Novartis Pharmaceuticals et Oncologie, se concentre sur les médicaments princeps. Sandoz est dédié aux médicaments génériques et biosimilaires. Enfin, Alcon est spécialisé sur les soins de l’œil. En France, le groupe développe également une activité en biotechnologie et emploie au total 5 000 personnes. Il a réalisé en 2016 un chiffre d’affaires de 2,25 milliards d’euros.

Une comptabilité partiellement externalisée

Comme beaucoup d’entreprises, Novartis Pharma a été amené à externaliser et transférer une partie de sa comptabilité à un prestataire à l’étranger. « Je suis arrivé en 2010, environ un an après ce transfert, et me suis aperçu qu’il y avait des dysfonctionnements organisationnels mais également des problèmes de qualité de l’information comptable. Nous avions par exemple des cas de doubles règlements de factures ou de la TVA non récupérée alors qu’elle aurait dû l’être », raconte Marc Fournier.

Des anomalies qui sont autant de freins à l’utilisation optimisée des moyens de l’entreprise. Le directeur des comptabilités décide donc de faire réaliser un audit. « Novartis cherche à mettre le maximum de ressources au service des patients et comme toute société bien gérée elle doit s’attacher à déterminer ce qui ne va pas pour l’améliorer », justifie-t-il.

Pour l’aider à identifier les failles et en expliquer l’origine, le groupe cherche donc un prestataire et lance un appel d’offre. Parmi les quatre candidats, c’est Runview, spécialiste du recovery audit et de l’exploration des données comptables qui est retenu. « Runview a parfaitement répondu à notre cahier des charges et nous a fait ressentir la volonté d’un vrai travail collaboratif sans jusqu’au-boutisme qui pousserait notre entreprise à prendre des risques », souligne Marc Fournier.

Des audits réguliers

En 2010, Runview réalise donc un premier audit pour Novartis Pharma, portant sur les années 2007 à 2009. Satisfaite de son travail, le laboratoire étend ensuite sa mission à d’autres entités du groupe. Un nouvel audit est réalisé en 2013, puis en 2016.

Lors de chaque mission, les équipes Runview commencent par récupérer des extractions de la comptabilité de Novartis. Au sein des bureaux de Runview, ces fichiers sont ensuite analysés de manière exhaustive par un logiciel développé en interne qui permet de déceler les erreurs potentielles. Celles-ci sont alors examinées par les consultants qui poursuivent leurs recherches en examinant les factures fournisseurs correspondantes, puis produisent un tableau de bord récapitulant et détaillant l’ensemble des erreurs identifiées.

Les équipes de Novartis prennent ensuite la main pour valider cette liste et indiquer si les montants doivent être récupérés et si Runview doit se charger de ce recouvrement. « Ils ne nous forcent pas la main, ce qui est appréciable. Nous sommes vraiment dans une démarche de partenariat », note Marc Fournier. En fonction des consignes de l’entreprise, Runview se charge ensuite de recouvrer, auprès des fournisseurs, les montants dus suite à un double paiement tandis que Novartis procède aux déclarations lui permettant de récupérer la TVA déductible omise.

Marc Fournier, directeur des comptabilités et du reporting chez Novartis Pharma

L’opération a été très positive puisqu’elle nous a permis de récupérer des montants significatifs et impactants.

Des montants significatifs collectés

« L’opération a été très positive puisqu’elle nous a permis de récupérer des montants significatifs et impactants en comptabilité fournisseurs », apprécie Marc Fournier. Dès le premier audit, le rapport de Runview permet d’identifier plusieurs anomalies : quelques doubles règlements mais aussi des factures mal enregistrées et par exemple des erreurs de comptabilité portant sur les factures d’un transitaire et le dédouanement de produits. « Il s’agissait là d’un problème de transfert de connaissances vers notre prestataire, que nous avons depuis réglé. Tout le monde est désormais très vigilant sur ce sujet », explique le directeur des comptabilités.

Grâce aux informations fournies par Runview lors de cette première intervention, les équipes de Novartis ont été en mesure d’effectuer les ajustements nécessaires en interne pour supprimer certaines erreurs. Les montants collectés à l’issue des deux missions suivantes étaient donc naturellement moindres.

Au-delà de ces résultats financiers, les responsables de la comptabilité du groupe ont apprécié les méthodes de travail et l’autonomie des équipes Runview. « J’ai été surprise de constater que l’audit n’était pas synonyme d’une surcharge de travail pour les équipes internes. Les différentes étapes mises bout à bout se sont déroulées dans un temps relativement court, avec des échanges très efficaces, et pas chronophages pour nous », relate Audrey Coullet, responsable de la comptabilité fournisseurs, qui a suivi de près l’audit réalisé en 2016.

Un tableau de bord bien documenté

Autre source de satisfaction : la qualité des documents produits par Runview. « Le fichier retraçant les différentes erreurs était très précis et pratique, avec toutes les informations sur chacune des erreurs et la possibilité, grâce à des liens, d’ouvrir en un clic la facture correspondante », raconte la responsable comptabilité fournisseurs. Une clarté également saluée par Marc Fournier. « Sur les cas où la TVA n’avait pas été récupérée à tort, Runview nous a fourni des fiches très claires avec tous les éléments pour documenter les écritures comptables. Je n’ai aucune inquiétude quant à la possibilité de remonter à l’origine du problème en cas de contrôle », précise-t-il.

Le tact et le sens de la communication de Runview sont aussi mis en avant par les responsables de la comptabilité de Novartis. Des qualités nécessaires pour mener des échanges sereins avec les différents services du groupe, comme les équipes informatique ou achats, et avec les fournisseurs. « La collecte des montants contestés du fait de doubles règlements a été faite avec professionnalisme et politesse », signale Marc Fournier.

Une démarche à pérenniser

Le bilan dressé par les équipes de Novartis est donc très positif et l’entreprise entend bien poursuivre sa démarche d’audits réguliers de sa comptabilité fournisseurs. « Selon moi, c’est indispensable », estime le directeur des comptabilités en pointant deux facteurs de risque. « Le premier est lié au transfert de certaines tâches au centre de services partagés (CSP) comptable, où il peut y avoir du turn-over et parfois des procédures mal rodées. Le deuxième est interne car, comme dans toute grande entreprise, nous sommes amenés à confier des tâches de comptabilité à des personnes dont ce n’est pas le métier et qui peuvent involontairement être à l’origine d’une erreur », détaille-t-il.

Avec plusieurs centaines de factures reçues quotidiennement dans chacune des divisions du laboratoire, les équipes comptabilité ne peuvent vérifier chaque écriture. Les outils de Runview permettent eux de réaliser ce contrôle exhaustif. « La démarche ne mobilisant pas les équipes internes outre-mesure, les entreprises ont tout à y gagner », conclut Audrey Coullet.