Chez Yves Saint Laurent, un audit de Profit Recovery post-changement d'ERP

Séduit par la technologie et le mode de rémunération de Runview, ce grand nom du luxe et de la mode fait régulièrement appel au spécialiste du Profit Recovery pour analyser sa comptabilité fournisseurs. La dernière mission a permis de corriger des doubles paiements liés à un changement d’ERP, de récupérer des avoirs non transmis grâce à des circularisations, et de confirmer la bonne tenue de la comptabilité et les leçons tirées des missions précédentes.

« On a beau se dire que l’on travaille bien et avoir le meilleur processus du monde, il y a toujours le risque qu’une anomalie se glisse dans la comptabilité », estime Jérémie Freche, Responsable de la Comptabilité Fournisseurs chez Yves Saint Laurent. Face à cela, faire régulièrement appel à Runview pour auditer sa comptabilité fournisseurs à la recherche d’éventuels trop-payés ou de TVA déductible omise apparaît au professionnel comme « une très bonne option ».

« Runview dispose d’outils qui lui permettent de trouver plus facilement les anomalies comptables. Nous n’avons pas en interne les moyens techniques et humains de procéder à ce type d’analyses », explique-t-il. Outre cette expertise technique, c’est aussi le mode de rémunération de Runview, au success-fee, qui avait convaincu la maison de lancer une première mission. « On avait trouvé intéressant d’être facturés uniquement sur ce que Runview trouvait », se souvient le Responsable de la Comptabilité Fournisseurs. Cette première expérience s’étant très bien passée, les relations entre les deux partenaires se sont pérennisées.

Tous les deux ans environ, le spécialiste du Profit Recovery mène donc un audit de la comptabilité fournisseurs de la grande maison de luxe. Appartenant au groupe Kering, également propriétaire de Gucci et Balenciaga, Yves Saint Laurent a connu un fort essor depuis l’arrivée à la tête de sa direction artistique du créateur Anthony Vaccarello en 2016. Un développement synonyme de surcroît d’activité pour les équipes comptables qui ont également changé d’outil de travail en 2021. « Nous étions sur AS 400 et nous sommes passés sur SAP. Cela a constitué une importante transition », souligne Jérémie Freche.

Jérémie Freche, Responsable de la Comptabilité Fournisseurs chez Yves Saint Laurent

On pourrait dire que Runview fait presque tout, tout seul. L’avantage est que les consultants sont en parfaite autonomie du moment qu’on leur donne accès à nos outils.

Un changement d'ERP synonyme de doublons potentiels

Cette migration est perçue comme source d’erreurs. « Nous savons que tout changement de système engendre des risques de doublons », pointe le professionnel. Au sein de la maison, le recours à un système de Purchase Order (PO) permet normalement de limiter les risques de doubles paiements. Les opérationnels effectuent des demandes d’achats dans l’ERP, desquelles sont rapprochées les factures avant d’être déversées en comptabilité. « Avec le changement de logiciel, le risque existe qu’une facture déjà enregistrée dans le précédent ERP le soit de nouveau dans le nouvel outil, si un nouveau PO est effectué à la suite d’une relance par exemple. Pour le nouvel outil, il s’agira bien d’une nouvelle facture », développe le Responsable de la Comptabilité Fournisseurs.

C’est donc conscient de ce risque qu’Yves Saint Laurent a choisi de renouveler son recours à Runview pour une nouvelle mission de Profit Recovery début 2024. Au programme : recherche de trop-payés fournisseurs et de TVA déductible omise. Les analyses portent sur la comptabilité fournisseurs de trois sociétés distinctes et sur les exercices 2021 et 2022. Au total, ce sont près de 300 000 écritures comptables qui doivent être analysées.

L’audit de Profit Recovery s’effectue sans peser sur les équipes internes. « On pourrait dire que Runview fait presque tout, tout seul. L’avantage est que les consultants sont en parfaite autonomie du moment qu’on leur donne accès à nos outils », apprécie Jérémie Freche, qui félicite les équipes pour leur patience ayant de son côté été contraint de reporté parfois certains points prévus. Au commencement de la mission, Yves Saint Laurent confie donc les FEC des exercices audités aux équipes de Runview ainsi que des accès à son ERP. Les données comptables sont analysées grâce au logiciel développé par Runview et à ses algorithmes de data-mining et d’Intelligence Artificielle. Les consultants s’assurent ensuite de la véracité des anomalies repérées en se reportant aux factures correspondantes. « Les anomalies sont ensuite renseignées sur une plateforme afin de les valider », précise le Responsable de la Comptabilité Fournisseurs.

Des circularisations fructueuses

La TVA déductible omise identifiée peut ensuite être directement récupérée par Yves Saint Laurent via sa déclaration CA3. Les trop-payés, eux, sont recouvrés par une équipe dédiée chez Runview. Des circularisations ont également été menées auprès d’une vingtaine de fournisseurs sélectionnés par les experts de Runview, qui grâce à leur outils d’analyse et leur expérience, savent repérer ceux pour lesquels le potentiel de récupération de cash est le plus important. « J’ai particulièrement apprécié cette dimension de la mission qui permet de retrouver des avoirs dont nous n’avons pas connaissance, tout simplement parce qu’ils ne nous ont pas été transmis. Nous ne réalisons pas de circularisations en interne », souligne Jérémie Freche. Les équipes de Runview ont obtenu un taux de réponse de 81 %, alors même que des entreprises hors de la zone européenne, notamment en Asie, faisaient partie des circularisations, rendant la tâche plus ardue. La persévérance des équipes de recouvrement a ensuite permis d’obtenir le remboursement des avoirs identifiés. « Cela a été très compliqué de récupérer certains fonds en Asie, mais les équipes de Runview ont été efficaces », apprécie le professionnel.

De manière générale, il se dit « plutôt agréablement surpris des résultats ». Ces-derniers sont certes « significatifs » au regard des sommes récupérées – un seul avoir ayant à lui-seul représenté une somme importante – mais les anomalies n’étant finalement pas si nombreuses dans un contexte de changement d’ERP. Cette nouvelle mission a surtout démontré que les enseignements avaient été tirés de la précédente. « Les erreurs identifiées sur la première mission n’ont pas été reproduites, ce qui montre que nous avons amélioré notre processus et que cela a porté ses fruits », résume Jérémie Freche. Ainsi, alors que le sujet de la TVA sur les factures de transport était à l’origine de plusieurs anomalies identifiées lors du précédent audit, il n’y en avait quasiment plus cette fois-ci. Entre temps, le message avait été passé aux équipes de redoubler d’attention sur les factures pour ce type de prestation afin d’y repérer la TVA déductible.

Reprenant la synthèse des résultats, le rapport de fin de mission fourni par Runview à l’issue de l’audit permet d’identifier facilement les éventuels points de vigilance et axes d’amélioration. « Ce document est très intéressant pour repérer les faits marquants. Il comporte des statistiques qui permettent de cibler les problématiques et d’identifier par exemple les fournisseurs avec lesquels il y a plus de litiges », explique le Responsable de la Comptabilité Fournisseurs qui l’a partagé avec sa direction pour débriefer la mission.

Une volonté de renouveler les audits 

Plutôt rassurés par les audits et convaincu du bon travail de ses équipes comptables, le professionnel n’en envisage pas moins de refaire appel à Runview. Alors que ses services traitent entre 100 et 200 factures quotidiennement et qu’un nouveau changement d’outil se prépare, il le rappelle : « l’erreur est humaine et le risque zéro n’existe pas ». D’autant qu’en dépit des rappels, il n’est pas évident de faire adopter les bons réflexes à l’ensemble des collaborateurs concernant le suivi des factures et la prévention des doublons.

Or, une seule erreur corrigée peut rapporter gros. « Quand on est une société qui paie de grosses factures, le montant peut vite grimper », rappelle Jeremie Freche qui se fait donc ambassadeur des audits Runview auprès de ses homologues. « Je pense qu’il est intéressant de reconduire ce type de mission tous les deux ou trois ans ou un peu après un changement d’outil ou de méthode de travail. De toute façon, comme Runview se rémunère sur les résultats, c’est du gagnant-gagnant », conclut-t-il.