TVA : les méconnaissances fiscales qui grèvent la trésorerie

La TVA représente un enjeu financier majeur pour les entreprises. Pourtant, de nombreuses méconnaissances et erreurs de gestion entraînent régulièrement des anomalies sur la TVA déductible, grevant ainsi leur trésorerie.

La gestion de la TVA déductible est un processus complexe qui peut rapidement devenir un véritable casse-tête fiscal pour les entreprises. Entre les changements réglementaires, les spécificités liées aux transactions internationales, les erreurs de paramétrage des systèmes d'information ou encore les méconnaissances des règles en vigueur, de nombreux pièges guettent les professionnels. Ces anomalies peuvent ainsi rapidement entraîner un manque à gagner conséquent. Identifier et corriger ces irrégularités devient alors un véritable défi pour préserver la trésorerie de l'entreprise. Passons en revue quelques-unes des anomalies qui échappent même aux plus chevronnés de la TVA, mais pas aux audits de Profit Recovery.

Exigibilité de la TVA sur les acomptes : une simplification pas si évidente

Depuis le 1er janvier 2023, la TVA est désormais exigible sur les acomptes encaissés pour les livraisons de biens. Cette simplification fiscale vise à aligner les règles d'exigibilité de la TVA sur les nouvelles normes comptables. Cependant, des anomalies liées à cette exigibilité peuvent encore se produire. Les fournisseurs ne sont pas toujours à jour sur la facturation des acomptes, ou bien les entreprises n'ont pas connaissance de cette règle fiscale. La conséquence est double : d’une part, un impact immédiat sur la trésorerie, car même si le traitement final est correct, la TVA est à déduire dès le versement de l’acompte. D’autre part, si l'entreprise a réglé une part complémentaire, il y a un risque de ne pas récupérer la TVA associée.

Pour identifier ces anomalies, il est possible de retracer l'historique avec le solde final de la facture. Toutefois, ceci devient plus complexe lorsqu’il n’existe pas de système de bon ou numéro de commande permettant de remonter la piste d’audit. Cette absence rend d'autant plus difficile pour les entreprises d'identifier elles-mêmes ces anomalies sans algorithmes de recherche. C'est là un cas typique de l'importance du respect du processus Procure-to-Pay (P2P) pour prévenir les erreurs de TVA.

TVA rétrocédée à tort : un piège à double tranchant

Il arrive parfois que des entreprises rétrocèdent de la TVA sur des avoirs (ou « credit notes »). Or, si la TVA n'était pas déductible sur la facture d'origine, elle ne devrait pas non plus être rétrocédée sur l'avoir. C'est ce qu'on appelle la "TVA rétrocédée à tort". Cela peut aussi se produire quand la TVA déductible a été omise sur la facture initiale par erreur. Dans ce cas, la TVA est bien à rétrocéder à l’administration fiscale sur l’avoir, mais celle-ci est par conséquent à déduire sur la facture initiale.

Pour éviter ces maux de tête, une règle simple : si la TVA était déductible et déduite sur la facture d'origine, alors on la rétrocède sur l'avoir. Sinon, pas de TVA à collecter sur l’avoir ! Certaines exceptions sur la non-déductibilité de la TVA sont moins connues, ce qui peut mener à des confusions et de la TVA déductible finalement omise.

Titres exécutoires : une transparence parfois opaque

Dans le cadre de typologies d'achats touchant au domaine public, une collectivité locale, comme une mairie, peut intervenir entre un client et son fournisseur. Qu'il s'agisse de prestations de fluides ou de travaux, cette collectivité agit en tant qu'"intermédiaire transparent". Dans ces cas-là, c'est l'intermédiaire qui réceptionne la facture du fournisseur et qui transmet un titre exécutoire, ou « avis de somme à payer », au client final afin de payer la somme due. Cependant ce document n'a pas le même formalisme qu'une facture. Il s'agit ici d'une première complication : la TVA y est difficile à identifier, et par voie de conséquence à récupérer.

La deuxième difficulté vient de la méconnaissance de la règle fiscale associée à ce cas assez fréquent. L'intermédiaire transparent porte bien son nom : il ne sert que d'intermédiaire. Il ne récupère pas la TVA de la facture reçue puisqu'il ne la paye pas. Or, ayant du mal à identifier la TVA sur le titre exécutoire, les entreprises ont tendance à conclure que la TVA a déjà été collectée par la collectivité. Cela les amène donc régulièrement à régler la facture sans récupérer la TVA déductible.

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Mauvais paramétrage de l'ERP : une source d'anomalies récurrentes

La TVA déductible est calculée et comptabilisée automatiquement par l'ERP à partir des factures fournisseurs saisies et/ou d’un fichier récapitulatif. Cependant, un mauvais paramétrage initial ou une mise à jour erronée des taux de TVA dans l'ERP peut engendrer des anomalies. Par exemple, si les taux de TVA applicables aux véhicules ne sont pas correctement mis à jour dans le paramétrage de l'ERP suite à un changement réglementaire, le montant de TVA déduit sur les frais associés peut se révéler insuffisant.

De même, un paramétrage inadapté des règles de déductibilité partielle de la TVA en fonction du prorata d'assujettissement peut amener l'ERP à déduire à tort ou à omettre de déduire une partie de la TVA. Ces erreurs de paramétrage au niveau des taux, des règles de déductibilité ou d'autres éléments fiscaux dans l'ERP peuvent ainsi générer des anomalies récurrentes de TVA déductible omise, qui au cumul peuvent avoir un impact significatif pour l’entreprise.

Devise étrangère et TVA locale : un casse-tête fiscal

Lorsqu'un fournisseur étranger possède une filiale en France avec un numéro d’immatriculation à la TVA française, mais que cette filiale facture en devise étrangère (par exemple en dollars), il peut devenir compliqué de savoir si la TVA appliquée est déductible ou non. L'anomalie réside dans le fait que le fournisseur facture de la TVA française récupérable, car l'identifiant fiscal est français. Dans le cas où le fournisseur étranger n'a pas de numéro de matricule français, l'entreprise peut quand même effectuer une démarche auprès de l’administration fiscale afin d’obtenir une dérogation pour récupérer la TVA afférente.

A l'inverse, lorsqu'un groupe a des succursales à l'étranger, il est important de se rappeler que celles-ci sont rattachées au groupe français, et donc que la TVA est déductible. Il est également possible de créer un identifiant fiscal local pour récupérer la TVA locale. L'intérêt de cette opération peut toutefois dépendre du volume de fournisseurs étrangers.

Il existe également des scénarios dans lesquels un fournisseur étranger facture de la TVA locale qu'il n'aurait initialement pas dû facturer. Il ne s'agit ici cependant plus d'anomalie de TVA déductible omise, mais de trop-payés fournisseurs, qui peuvent se récupérer grâce à un formulaire de remboursement de la TVA intracommunautaire ou une circularisation.