Acheteurs : le recovery audit pour améliorer le processus PtoP

Parce qu’il permet de récupérer du cash et d’améliorer le processus PtoP de l’entreprise, sans mettre en péril ses relations avec ses fournisseurs, le recovery audit est aussi l’affaire des acheteurs.

Attaché à la satisfaction de vos clients internes, vous êtes également, en tant qu’acheteur, sensible à la bonne maîtrise de la chaîne de facturation au sein de votre entreprise. Dans ce contexte, l’audit de la comptabilité fournisseurs, ou Profit Recovery, présente un double intérêt : vous récupérez du cash tout en améliorant vos processus commandes-factures (PtoP).

Une analyse exhaustive

Le Profit Recovery vise à analyser les données de comptabilité fournisseurs pour identifier des montants à récupérer issus d'incidents comptables. Il s’agit notamment de doubles règlements auprès de tiers qui échappent aux contrôles habituels.

L’audit s’appuie à la fois sur des techniques de data-mining permettant une analyse exhaustive et sans a priori des données, et sur l’expertise comptable et fiscale de consultants expérimentés. Les erreurs détectées par le logiciel sont ensuite approfondies par les consultants qui étudient les factures correspondantes. Dès lors que le client valide les anomalies présentées, les consultants procèdent au recouvrement des trop-payés fournisseurs.

L’audit peut également comporter des circularisations afin d’identifier des avoirs en attente chez les fournisseurs, en comparant leur comptabilité à celle de votre entreprise. Grâce à une équipe expérimentée, il est ainsi possible de récupérer jusqu’à 80% des montants identifiés en moins de deux mois. Et cela se fait à l’amiable, dans le respect des bonnes relations avec vos fournisseurs.

Réalisé en grande partie à distance par des professionnels autonomes, le Profit Recovery fournit un service clé en main, de la cartographie des erreurs au recouvrement, et mobilise très peu les équipes internes.

Audrey Coullet, Responsable de la comptabilité fournisseurs chez Novartis Pharma, en témoigne : « J’ai été surprise de constater que l’audit n’était pas synonyme d’une surcharge de travail pour les équipes internes. Les différentes étapes mises bout à bout se sont déroulées dans un temps relativement court, avec des échanges très efficaces, et pas chronophages pour nous ».

→ Pour en savoir plus, découvrez le témoignage client de Novartis Pharma

Récupérer du cash

Premier intérêt : ce type d’audit a un impact positif immédiat sur la trésorerie et le résultat.

En effet, accumulés, les trop-payés fournisseurs représentent des montants conséquents pour votre entreprise. Les algorithmes utilisés permettent de déceler non seulement les doublons “classiques” mais aussi les doublons difficiles à détecter, comme lorsque le numéro de facture a été saisi différemment. Une erreur qui peut être due par exemple à une défaillance du processus de numérisation (OCR).

L’expérience montre que, quels que soient l’organisation de la comptabilité, les outils et les processus en place, des erreurs existent. A titre d’exemple, une entreprise du secteur de l’énergie, réalisant 1 milliard d’euros de volume d’achats par an, a ainsi pu récupérer plus de 2 millions d’euros !

Deuxième intérêt : au-delà du gain financier immédiat, cet audit vous permet aussi des économies futures. En remontant à l’origine des anomalies, vos équipes comptables ont les moyens de les comprendre et de les corriger.

Améliorer les processus

Grâce aux conclusions de l’audit et à l’analyse fournie par les consultants, votre entreprise dispose d’informations clés pour renforcer la qualité de ses processus :

• pour la direction des achats, c’est l’occasion de nettoyer les bases fournisseurs,
• il peut aussi servir à mesurer la fiabilité du processus commandes-factures (amélioration du processus Procure-to-Pay).

Runview avait ainsi évalué pour un des clients la responsabilité de son processus PtoP dans les doubles paiements. Les 21% de factures établies en dehors de ce processus étaient à l’origine de 70% des doublons.

→ Découvrez notre étude de cas pour tout savoir sur les doubles paiements fournisseurs

Les résultats de l’audit peuvent aussi servir à communiquer en interne : faire du reporting à la direction, appuyer la mise en place d’améliorations nouvelles dans les processus ou simplement encourager les équipes comptables.

Expertise sans risque et sans surcoût

Réaliser un audit comptable de vos transactions fournisseurs, c’est bénéficier de la technologie et de l’expérience de consultants spécialisés, capables de déceler les erreurs comptables et fiscales les plus complexes et insoupçonnées. Et par rapport aux commissaires aux comptes qui procèdent par échantillonnage, la valeur ajoutée d’un spécialiste du Profit Recovery réside dans l’exhaustivité de l’analyse.

Cerise sur le gâteau, la rémunération se fait au success-fee. La prestation ne génère donc pas de surcoût pour l’entreprise !