La circularisation peut rapporter gros, en donnant la possibilité à une entreprise d’identifier des écarts susceptibles de lui rapporter du cash. C’est en procédant à l’analyse comparative de ses propres données comptables avec les données correspondantes dans la comptabilité de son fournisseur, que l’entreprise peut par exemple détecter des avoirs qui ne lui ont pas été transmis. Si cette méthodologie complète bien un travail plus « classique » de recovery audit, elle demande de l’expertise et du savoir-faire pour réellement porter ses fruits.
Faire appel à une source extérieure pour trouver une information manquante, ou pour confirmer une information dont on dispose : tel est le principe de la circularisation. En demandant confirmation aux tiers, le commissaire aux comptes (CAC) cherche à valider l’existence de soldes comptables ou encore l’évaluation appropriée d’actifs ou passifs. Cette procédure d’audit est utilisée dans le cadre de la certification des comptes. Mais pas seulement…
Son champ d’action ne s’arrête en effet pas là : une analyse de circularisation peut aussi être mobilisée dans le contexte d’un audit de Profit Recovery. Il s’agit alors de comparer les données comptables de l’entreprise auditée avec les extraits de son compte client chez ses fournisseurs afin d’identifier des écarts en sa faveur.
La circularisation de la base fournisseurs offre à l’entreprise l’opportunité d’identifier des anomalies qu’il aurait été impossible de déceler en se basant seulement sur ses propres données comptables. Les extraits de comptes des tiers apportent en effet leur lot d’informations précieuses.
On peut notamment y retrouver des avoirs non comptabilisés. En effet, certains avoirs émis par les tiers ne sont parfois jamais traités par les services comptables : parfois parce qu’ils n’ont simplement pas été transmis par le fournisseur, ou encore parce qu’ils ont été reçus mais pas comptabilisés comme tel.
La circularisation des fournisseurs sert également à retrouver des trop-payés liés à des erreurs comptables. Les contrôles internes ne sont pas infaillibles et certaines anomalies peuvent passer à travers les mailles du filet, par exemple lorsqu’une entreprise paie une facture de situation puis le total de la facture finale sans en tenir compte.
Même quand les entreprises ne le soupçonnent pas, notre expérience montre que la circularisation permet souvent de récupérer des montants conséquents : jusqu’à plusieurs millions d’euros. En outre, elle révèle l’importance de mettre en place une vigilance renforcée sur les fournisseurs pour lesquels de nombreuses anomalies ont été détectées au fil des exercices.
Eric Estrabols, Responsable des Comptabilités Auxiliaires de Bouygues Telecom
« La circularisation nous a également montré que nous devrions être plus attentifs dans nos relations avec certains fournisseurs. La confiance n’exclut pas le contrôle et nous allons sans doute procéder à des circularisations régulières avec certains d’entre eux à l’avenir. »
Les résultats dépendent beaucoup de la méthodologie utilisée pour effectuer l’analyse. Dans le cadre de nos audits de comptabilité fournisseurs, Runview dispose d’une équipe dédiée à cette méthodologie, qui procède de manière très spécifique pour optimiser l’impact et le bon déroulé de de la circularisation.
La liste des fournisseurs à circulariser est d’abord définie par une analyse logicielle sur la base de critères statistiques (montant des achats, fréquence des avoirs…), et complétée par notre expérience métier acquise au fil des missions. En effet, notre équipe s’appuie également sur une liste de type de prestations complexes ou encore de sociétés qui, historiquement, ont l’habitude de ne pas transmettre leurs avoirs.
Notre travail se caractérise également par un volume de fournisseurs circularisés important (parfois plus de 500). Une fois la liste établie, elle est soumise à l’entreprise, qui garde entièrement la main pour ajouter ou retirer des tiers selon sa connaissance des dossiers sensibles en cours, du contexte, de l’état de ses relations avec les tiers…
La prise de contact avec les fournisseurs, modulable selon les demandes de l’entreprise, est particulièrement soignée, permettant ainsi d’obtenir un très bon taux de réponse, de l’ordre de 80%. Les experts Runview s’attachent à identifier, chez chaque tiers, le comptable chargé du dossier de leur client. Ils privilégient avec lui un premier contact téléphonique afin d’expliciter la démarche et le rassurer. En effet, il faut avoir conscience que cette analyse repose entièrement sur la base du volontariat : les fournisseurs n’ont aucune obligation de transmettre leurs extraits de comptes clients. Ainsi, les clés d’une circularisation réussie sont la patience, la pédagogie, mais également le respect du choix du tiers circularisé.
Les fournisseurs volontaires envoient ensuite le relevé de leur compte client à notre équipe, qui compare ces documents avec les données comptables de l’entreprise auditée. Lorsqu’elle constate un écart, elle remonte à son origine et s’accorde avec le fournisseur sur une méthode de remboursement, ou une déduction sur les factures en attente. Toutes les informations sont ensuite transmises à l’entreprise, pièces justificatives à l’appui.
L’analyse ainsi menée par Runview s’éloigne assurément de la circularisation effectuée par les CAC, selon les conditions fixées par leurs normes d’exercice professionnel. Le volume de tiers concernés, comme les critères de sélection ou le mode de prise de contact – et donc les taux de retour – sont très différents. Du reste, l’objectif n’est pas le même : nous cherchons à identifier des écarts générateurs de cash pour l’entreprise, là où le CAC fait face un taux de retour faible et va rapidement mettre en place des procédures d’audit alternatives.
Complémentaire des méthodes d’analyse traditionnellement utilisées pour les audits de comptabilité fournisseurs, la circularisation gagne à être renouvelée à échéance régulière. Cela permet d’auditer des tiers différents tout en continuant à interroger ceux pour lesquels des anomalies sont fréquemment remontées.
En 2017, Bouygues Telecom a récupéré un total de 643 000€ auprès de 120 fournisseurs grâce à la circularisation. Outre les montants considérables que cette analyse permet de récupérer, le savoir-faire et le professionnalisme de l’équipe Runview garantissent que la procédure se déroule sans froisser les fournisseurs. Certains sont d’ailleurs désormais habitués à ce type de sollicitation et conscients d’avoir eux-aussi intérêt à l’opération, qui permet de « nettoyer » leur compte-client.
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