Comment se déroule un projet de Profit Recovery ?

L’audit de Profit Recovery s’organise avec chaque client selon une méthodologie précise et plusieurs phases structurées. Voici son déroulement étape par étape ainsi que des exemples concrets d’actions qui mixent algorithmes de data-mining, IA et expertise humaine. Enfin, sont présentés les atouts des missions menées par les consultants de Runview ainsi que les avantages de la plateforme dédiée à ces audits.

Déroulement d’un Profit Recovery : organisation de la mission

L’organisation d’un recovery audit comprend plusieurs étapes classiques dès lors que le client accepte la mission. Voici le mode de fonctionnement adopté par Runview pour réaliser un audit de la comptabilité fournisseurs.

Définition des contours de la mission et planification

Après la présentation du déroulement de l’audit de Profit Recovery au client, Runview établit un contrat. Il comporte le champ de l’intervention, soit en général les trois axes d’intervention relatifs aux trop-payés fournisseurs, à la TVA déductible omise ainsi qu’à la circularisation. Y figurent également le planning d’intervention, les données à collecter dans l’entreprise ainsi que la durée estimée de la mission, qui se veut rapide. Enfin, l’entreprise donne mandat à Runview pour recevoir les informations nécessaires et adresser les demandes de régularisations auprès des fournisseurs.

Recueil des données standardisées

Certaines entreprises ont recours à des centres de services partagés qui peuvent traiter l’information comptable de plusieurs sociétés de groupes différents. Parfois, ce sont des équipes basées dans des pays étrangers qui opèrent. Elles sont moins au fait de la législation française, voire des normes internationales. Elles connaissent par ailleurs une robotisation croissante, mais dont la réalisation est complexe. Maintenir la qualité comptable avec ce type d’organisation externalisée représente un réel enjeu.

Digitalisation et robotisation : une source de risque

L’entreprise accède en ligne à la plateforme sécurisée de Runview. Elle y dépose des données standardisées qui n’exigent pas de travail préparatoire particulier. Il s’agit :

• du fichier des écritures comptables (FEC) pour les sociétés françaises ou de tables comme SAP ;
• de tout type de données standards pour les filiales étrangères comme le grand livre général et les grands livres auxiliaires ;
• de la base fournisseurs.

Phase d’analyse des flux fournisseurs et de la TVA

Runview exploite ces informations standardisées qui tracent tous les flux financiers de l’entreprise. La recherche des montants à récupérer, issus de doublons parfaits ou complexes, d’avoirs non comptabilisés, ainsi que de la TVA déductible omise, s’effectue d’abord par l’outil développé par Runview.

Cette étape conduit à identifier des anomalies potentielles. S’ensuit une consultation des factures, en ligne ou sur site selon la dématérialisation comptable de l’entreprise. Les consultants analysent alors chaque erreur identifiée par l’outil, garantissant un taux de faux positifs extrêmement faible. Ils finalisent ainsi la liste des anomalies avérées, puis la soumettent au client via la plateforme web.

Étape de validation des anomalies par le client

L’entreprise auditée accède à chaque anomalie et sa documentation, lui permettant ainsi de la confirmer ou de l’infirmer. Comme le dit Franck Labourdette, responsable des comptabilités auxiliaires chez Alten : « Nous disposions d’une liste avec, pour chaque cas de figure, des éléments nous permettant de rentrer rapidement sur la problématique soulevée, une pièce jointe ou un commentaire par exemple. Les informations étaient très claires et tout était fait pour que l’on puisse rapidement valider ou non l’anomalie. »

S’ensuivent des échanges avec les experts de Runview sur les cas rejetés par le client. Enfin, la liste finale d’anomalies validées permet de travailler à la récupération de cash.

Recouvrement du cash et validation par le client

Pour la TVA, le client opère la déduction sur sa CA3. Pour les trop-payés aux fournisseurs, les équipes spécialisées de Runview se chargent de recouvrer les montants de chaque anomalie auprès des tiers. À l’issue de ces actions, l’entreprise valide sur la plateforme en ligne la récupération effective de la trésorerie.

Runview propose également de réaliser la circularisation des fournisseurs de l’entreprise auditée. Si cette analyse est optionnelle, elle n’en reste pas moins complémentaire à l’audit de recovery audit. En comparant les données comptables de l’entreprise avec celles de ses fournisseurs, dont la circularisation est préalablement validée par le client, l’équipe dédiée de Runview peut détecter des montants qu’il aurait été difficile de retrouver autrement, à l’instar des avoirs non comptabilisés.

Établissement et présentation du rapport d’audit

Des réunions sont convenues entre les interlocuteurs privilégiés de l’entreprise et Runview au fil de la mission. Elles ont pour but de partager les informations clés du déroulement de l’audit et ainsi permettre à l’entreprise, si nécessaire, de rapidement entreprendre des mesures correctives en cas de processus défaillant. À la fin de la mission, Runview établit son rapport d’intervention et le présente à l’entreprise auditée. Celle-ci conserve l’accès sur la plateforme à l’intégralité des anomalies et aux commentaires, et peut s’appuyer sur ce rapport pour corriger les dysfonctionnements identifiés.

Le data-mining associé à l’expertise de l’auditeur : exemples concrets

Runview travaille les données de façon exhaustive sur plusieurs exercices comptables et non par sondage comme le réalise un commissaire aux comptes. Sont utilisées des technologies de data-mining et de machine learning (intelligence artificielle). Voici des exemples de ce que leur combinaison peut réaliser.

À la recherche des trop-payés

Parmi les trop-payés identifiés par Runview, l’essentiel correspond à des cas dits complexes que l’entreprise ne peut pas repérer seule, par manque de temps ou de ressources pour investiguer à ce niveau de détail.

La faute retombe parfois sur la technologie. L’OCR peut confondre le numéro de commande avec le numéro de facture d’un document envoyé plusieurs fois par le fournisseur, ou communiqué à deux services différents. Bien que les factures soient les mêmes, elles seront comptabilisées comme deux documents différents, résultant en un double paiement. De même, des documents qui en apparence ressemblent à des factures se révèlent en réalité être des avoirs, dont la nature n’est pas évidente car les indications sont peu visibles. L’entreprise se retrouve ainsi à payer à son fournisseur son propre avoir.

Les origines de ces erreurs sont plurielles, difficiles à tracer, et leur fréquence bien plus élevée que ce que l’on pourrait croire. C’est grâce au data-mining et à l’IA dont l’analyse est complétée par l’œil aiguisé et l’expertise comptable et fiscale des consultants que l’audit peut les révéler.

Audit de la TVA déductible de l’entreprise

A l’instar des trop-payés, l’OCR peut tout simplement omettre de scanner la TVA car la facture ne suit pas un modèle classique, ou parce qu’elle se trouve au-delà du nombre moyen de pages pour lequel le scan de l’outil a été programmé. Par ailleurs, la TVA fait parfois l’objet de cas particuliers. Citons la TVA à l’importation, souvent source d’erreurs dans la comptabilité des entreprises, ou l’audit de Runview chez Bouygues Telecom, dont la TVA sur les carburants se déduisait partiellement à tort.

S’il s’agit d’exemples d’erreurs ponctuelles, d’autres sont au contraire récurrentes. Le mauvais paramétrage de l’ERP peut résulter en un code de TVA mal attribué, ou en un fournisseur enregistré comme non assujetti bien qu’il soit éligible. Au-delà de la technologie, ces erreurs proviennent également d’une mauvaise interprétation de la doctrine fiscale, complexe et changeante. En couplant expertise en fiscalité et technologie, Runview est apte à repérer ces erreurs subtiles.

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Déroulement de la mission : les atouts de Runview

Le déroulement d’un projet de Profit Recovery avec Runview présente de nombreux atouts pratiques, organisationnels et technologiques.

Une plateforme dédiée

Les clients accèdent à une plateforme en ligne sécurisée et dédiée à ce type d’audit. Ergonomique et simple à utiliser, elle autorise l’entreprise cliente à personnaliser ses vues, réaliser des filtres, écrire des commentaires, etc. Elle peut consulter le détail des anomalies et leur documentation postérieurement à l’audit. La préparation des documents collectés par Runview prend tout au plus une journée pour l’entreprise. Les fichiers requis par les auditeurs se déposent aisément sur ce portail développé par Runview.

Des technologies associées à l’expertise des consultants

Les consultants sont experts en audit de Profit Recovery. Pour certaines missions comme la circularisation des fournisseurs, une équipe professionnelle intervient et se charge des contacts avec les tiers. L’expertise et l’expérience accumulées assurent la pertinence de l’analyse des anomalies identifiées par les algorithmes.

Un audit peu consommateur de ressources dans l’entreprise

Runview sollicite peu le client en temps et en ressources, puisque les consultants réalisent la mission en toute autonomie. Ce type d’audit peut donc s’envisager à tout moment de l’année sans perturber la marche de l’entreprise.

Audrey Coullet, Responsable de la comptabilité fournisseurs chez Novartis Pharma

J’ai été surprise de constater que l’audit n’était pas synonyme d’une surcharge de travail pour les équipes internes. Les différentes étapes mises bout à bout se sont déroulées dans un temps relativement court, avec des échanges très efficaces, et pas chronophages pour nous.

L’entreprise auditée, maître et acteur tout au long de la mission

Le client garde le contrôle tout au long du déroulement de l’audit. C’est bien lui qui a le pouvoir de validation sur les anomalies identifiées ainsi que sur la liste des fournisseurs prévus pour la circularisation. En parallèle, la plateforme lui permet de suivre l’avancée des travaux en temps réel et en toute transparence.

L’audit garantit donc un déroulement simple, clair, structuré et peu invasif pour les équipes de l’entreprise. Générateur de cash pour la société, ce serait donc dommage de s’en priver, surtout en prenant en considération les autres bénéfices du Profit Recovery. Rendez-vous le 11 octobre pour les découvrir dans la conclusion de notre trilogie.