Comment savoir quand réaliser un audit de Profit Recovery ?

Que recouvre un audit de Profit Recovery et quand l’effectuer ? Cet article explique en quoi consiste cette intervention, quels sont ses objectifs et à qui elle s’adresse dans les entreprises. Vous y découvrirez les différents axes d’analyse des flux fournisseurs afin de récupérer du cash. Enfin, l’article expose les situations pratiques pour lesquelles nous préconisons de mener un tel audit.

Qu'est-ce qu'un audit de Profit Recovery ?

La notion de Recovery Audit apparaît aux États-Unis il y a 50 ans. Désormais pratiqué dans les entreprises françaises soucieuses de maximiser leur cash et optimiser leurs procédures, l’audit de Profit Recovery comporte plusieurs volets.

Audit de Profit Recovery : définition

Toutes les entreprises sont confrontées à la gestion de flux financiers de plus en plus importants, dans des délais courts et avec des technologies ou organisations complexes. Le risque d’effectuer des dépenses à tort ou d’omettre de récupérer de la TVA est bien réel. L’analyse exhaustive des postes de coûts décaissés (comptabilité fournisseurs) correspond à la méthodologie d’un audit de Profit Recovery. C’est une démarche volontariste, et forcément avantageuse car son coût s’autofinance, la rémunération étant, le plus souvent, fonction du recouvrement effectif des sommes trop payées.

Les objectifs de l’audit

Un tel audit vise d’abord la récupération de cash. L’analyse des données comptables conduit à identifier des anomalies avec des décaissements fautifs ou de la trésorerie non recouvrée comme la TVA sur les achats. Qu'ils soient issus de trop-payés aux fournisseurs ou de TVA déductible omise, les montants recouvrables dans la comptabilité des entreprises peuvent rapidement prendre de l'ampleur.

L’autre intérêt d’un audit de Profit Recovery consiste à vérifier les processus de l’entreprise, afin de détecter les potentiels dysfonctionnements, notamment dans le dispositif Procure-to-Pay, et de les corriger. Il s’agit clairement d’une préoccupation des directions financières, dans un contexte de fortes évolutions technologiques et organisationnelles. En témoigne l'un des leaders du secteur de l'énergie, Engie, pour qui Runview a réalisé de nombreux audits de la comptabilité fournisseurs afin de vérifier la qualité et l’efficacité des procédures comptables.

Qui sont les interlocuteurs dans l’entreprise pour un tel audit ?

Les projets de recovery audit se mènent généralement au sein des directions financières. Le DAF représente donc un des partenaires privilégiés des auditeurs sur le plan de la coordination de la mission. Les directions comptables, fiscales et des achats sont également concernées.

Généralement externalisé auprès d’acteurs experts du domaine, l’audit de Profit Recovery s’appuie sur l’analyse exhaustive des données comptables, à l’instar du FEC. Basé sur des technologies comme l’IA et le data-mining, il exige très peu de ressources internes chez l’entreprise.

Les différents axes des audits de Profit Recovery

Le premier axe concerne la détection des erreurs en comptabilité fournisseurs. Citons la comptabilisation d’un double paiement fournisseur ou la saisie d’un avoir en facture. Qu’il s’agisse d’une erreur humaine, d’une anomalie dans la reconnaissance automatique d’un caractère d’une facture ou d’un non-respect du processus P2P par exemple, l’entreprise fait face à de la trésorerie manquante.

L’audit de Profit Recovery vise aussi à identifier la TVA non déduite, par méconnaissance des principes, mauvais paramétrage de l’outil ou bien une présentation erronée ou complexe des factures. Les règles en matière de prescription de TVA autorisent les entreprises à rectifier leurs déclarations des 2 années antérieures en cas d’omissions de récupération de la taxe.

La circularisation des fournisseurs consiste à récupérer des extraits comptables de certains prestataires, puis à procéder à une analyse comparative avec les données de l’entreprise auditée afin de repérer des écarts en sa faveur. Elle complète l’audit et permet d’aller au-delà des données enregistrées dans votre système comptable. Par exemple, elle aide à traquer les avoirs émis par les fournisseurs mais non saisis, voire ceux qui n’ont pas été reçus.

Situations et contextes favorables aux audits de Profit Recovery

Quels sont les éléments déclencheurs d’un audit de Profit Recovery ? Devez-vous attendre ces situations particulières pour le lancer ? Pourquoi ne pas en faire un puissant outil périodique au service de votre contrôle comptable et financier ?

La récupération de cash auprès des fournisseurs et de l’État (TVA)

Des erreurs répétées identifiées par le service comptable ou le commissaire aux comptes peuvent inciter à déclencher un audit de ce type. Le DAF mesure de cette manière l’ampleur des dysfonctionnements ainsi que le niveau de recouvrement de cash potentiel, tant en comptabilité fournisseurs qu’en matière de TVA.

Les évolutions technologiques qui fragilisent les processus

La dématérialisation avance dans toutes les entreprises. Les processus vont s’accélérer avec l’obligation de facturation électronique pour les relations clients B to B. La digitalisation de la comptabilité s’accompagne de l’automatisation des tâches avec la RPA (robotic process automation) ou des outils du type OCR (reconnaissance optique des caractères). Toutefois, ces évolutions technologiques exigent plus de contrôles.

→ Découvrez à ce sujet notre article "La dématérialisation comptable n’exclut pas le contrôle"

Un mauvais paramétrage des applications de gestion ainsi qu’une lecture erronée des factures au format EDI ou par l’OCR peuvent être responsable d’anomalies comptables. Par exemple, le scan lit différemment le numéro de la facture en interprétant une lettre ou un chiffre pour un autre, ce qui entraîne une double comptabilisation du document.

La conduite du changement et les facteurs humains

Les entreprises confrontées à des fusions, rapprochements ou restructurations juridiques affrontent la réorganisation des outils informatiques et des équipes. Ces périodes de conduite du changement connaissent par exemple l’implémentation d’un nouvel ERP ou l’adoption de nouvelles procédures Procure-to-Pay.

Dans l’impossibilité de vérifier tous les montants, la DAF peut choisir l’audit de Profit Recovery pour analyser a posteriori le bon fonctionnement de ses processus comptables et financiers. Ainsi, une Direction Opérationnelle de Vinci Construction a réalisé avec succès un tel audit après une opération de restructuration. Le recouvrement de cash a représenté pour ce client de Runview 141 000 € de TVA et 171 000 € d’avoirs non-déduits, récupérés notamment grâce à la circularisation.

L’externalisation des tâches administratives à un CSP

Les centres de services partagés (CSP) consistent à mutualiser la comptabilité des entités d’une entreprise au sein d’une même structure. Ce sont parfois des équipes étrangères qui se chargent de la comptabilité fournisseur. Or, les règles fiscales françaises sont complexes, et certaines nuances peuvent leur échapper. Citons par exemple les taux à appliquer sur certains types de prestations, la déductibilité ou les mentions obligatoires sur factures. Ces spécificités peuvent inciter à réaliser un audit, afin d’identifier les potentielles anomalies comptables.

L’audit de Profit Recovery, une action pertinente dans tous les cas

Vous l’aurez compris, l’audit de Profit Recovery vise à récupérer des sommes indûment payées aux fournisseurs ou de la TVA déductible oubliée, mais aussi à éprouver la robustesse des procédures. Ce type d’audit des comptes fournisseurs comme de la TVA participe donc à un meilleur contrôle financier. En ce sens, le recours au recovery audit s’avère pertinent dans toute entreprise en vue de maximiser ses résultats.

Pascal Vely, Responsable audit et procédures chez Sanef l’explique dans son témoignage : « Nous avons décidé de saisir cette opportunité d’avoir un point de vue extérieur sur notre gestion de la comptabilité fournisseurs en général et le suivi des factures en particulier. C’était l’occasion d’avoir un regard objectif de la part de professionnels dont c’est le domaine d’expertise. »

L’audit de Profit Recovery s’avère donc pertinent dans de nombreuses situations de gestion d’entreprise. C’est un puissant levier d’optimisation de vos procédures et du contrôle comptable et financier.

Replay de webinaire

Comptabilité fournisseurs : quelles anomalies fréquentes vous font perdre du cash ? - Témoignage de VINCI Construction