La dématérialisation comptable n'exclut pas le contrôle

Gage d’efficacité et d’économies, la dématérialisation de la production comptable renforce pour les entreprises le besoin d’analyser en profondeur leurs données de comptabilité.

La transformation numérique des entreprises est une réalité, qui impacte particulièrement les services comptables et financiers. Grâce à l’automatisation de nombreuses tâches manuelles et répétitives, ces derniers gagnent en productivité.

Mais ces évolutions ne font pas disparaître le risque d’erreurs, et la dématérialisation de la production comptable rend d’autant plus nécessaire la mise en place de contrôles adaptés.

La dématérialisation de la production comptable, une tendance de fond

Grâce au développement de nouvelles technologies, l’informatisation devient incontournable dans les entreprises, qui disposent aujourd’hui de nombreux outils pour faire évoluer le traitement de leur comptabilité. Selon le baromètre 2018 publié par Generix Group, 66% des entreprises interrogées bénéficient ainsi d’une ou plusieurs solutions de dématérialisation des factures.

Numérisation simple ou utilisation des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR), la dématérialisation de la production comptable peut être plus ou moins poussée. Avec l’échange de données informatisé (EDI), les entreprises peuvent même se passer de factures papiers, les données de facturation étant transmises directement d’un outil à un autre.

Ces évolutions sont aussi encouragées par l’Etat. L’utilisation des factures électroniques devient ainsi progressivement obligatoire pour l’ensemble de ses fournisseurs. En parallèle, la réglementation a défini les conditions pour donner une valeur probante aux factures électroniques : on parle alors de dématérialisation fiscale. Les entreprises doivent pour cela utiliser l’EDI, la signature électronique ou, à défaut, mettre en place une piste d’audit fiable (c’est-à-dire un ensemble de contrôles documentés permettant de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin).

Gage d’une meilleure productivité, la dématérialisation génère aussi des erreurs

La dématérialisation s’inscrit dans une recherche d’amélioration de la productivité des services comptables. Elle permet de réduire les coûts et les délais de traitements. Ainsi, cela représenterait une économie de l’ordre de 50% à 75% par rapport au traitement des factures papier.

Cependant, même si elle est synonyme de nombreux avantages pour les entreprises, la dématérialisation de la production comptable n’empêche pas la persistance d’anomalies et engendre même de nouveaux types d’erreurs.

Cela s’explique aisément. En supprimant une partie des interventions humaines, l’automatisation limite une partie des contrôles, et donc l’opportunité pour les équipes comptables de déceler certaines erreurs au fil de l’eau. En outre, le paramétrage complexe des logiciels implique une certaine standardisation : les différentes exceptions peuvent alors générer des erreurs (facturation de prestations ponctuelles, changement des modalités de facturation d’un fournisseur…).

Potentiellement porteuses d’un risque fiscal pour l’entreprise, les anomalies impliquent aussi un manque à gagner. Nos experts ont ainsi constaté qu’une entreprise perdait en moyenne entre 0,01% et 0,1% de son volume d’achat du fait d’erreurs de comptabilisation des factures. De la TVA déductible peut par exemple être oubliée par le système OCR parce qu’elle est désignée par le mot « tax » au lieu de « TVA ». Celui-ci peut aussi intervertir des caractères proches dans le numéro d’une facture, rendant possible un double paiement du fournisseur.

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La nécessité de contrôles adaptés

La mise en place de contrôles détectifs reste donc une nécessité. Mais la dématérialisation les rend plus difficiles : les équipes comptables n’ont plus forcément accès aux factures physiques, et il peut arriver que les scans ne donnent qu’une vision partielle de ces documents. D’autre part, le champ d’investigation des contrôles manuels est forcément réduit puisqu’il n’est humainement pas possible d’examiner l’ensemble des données comptables.

Le recours à un audit spécialisé, utilisant les techniques de data-mining, a au contraire l’avantage de permettre un examen exhaustif. Certaines solutions sont ainsi en mesure d’analyser l’ensemble des écritures d’un exercice. Des données dont les entreprises disposent aisément à travers leur Fichier des Écritures Comptables (FEC), ou par le biais d’exports réalisés à partir de leur ERP.

En mettant en place ce type d’analyses, les entreprises peuvent ainsi profiter sereinement des avantages de la dématérialisation de la production comptable, tout en limitant les risques d’anomalies.

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