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Document piégeux, erreur humaine, défaillance du système de reconnaissance des factures, mauvaise lecture d’un document… les sources de trop-payés sont nombreuses. Ils sont souvent le fruit d’une combinaison d’éléments que même des processus bien rodés et un contrôle interne minutieux ne permettent pas toujours d’empêcher ou de repérer. Démonstration avec un échantillon d’erreurs que nous rencontrons fréquemment dans les comptabilités de nos clients, factures à l’appui.
Une entreprise payant une même facture plusieurs fois : cela peut sembler improbable. Pourtant les doubles paiements, comme d’autres types de trop-payés, sont plus communs qu’il n’y parait. Et de surcroît, ils ne sont pas toujours simples à repérer. « On peut mettre en place tous les contrôles possibles, s’il y a une erreur dans la saisie d’origine d’une facture, ce n’est qu’a posteriori qu’on peut la détecter » confirme Patrick Gouinaud, Responsable des processus transactionnels de Bayer.
C’est en combinant depuis 20 ans expertise et technologie que Runview parvient à les retrouver. D’un côté, l’exhaustivité, la puissance calculatoire et la capacité d’apprentissage d’algorithmes d’intelligence artificielle continuellement perfectionnés. De l’autre, l’expérience, la précision et la capacité de déduction de consultants habitués à décrypter les écritures comptables et les factures correspondantes.
En s’appuyant sur ces deux piliers, nos audits de trop-payés fournisseurs permettent d’identifier les erreurs échappant aux contrôles habituels. Ils révèlent qu’il n’y a aucune comptabilité épargnée par ces anomalies. Découvrez 4 exemples d’anomalies représentatifs d’erreurs régulièrement repérées chez nos clients.
L’OCR qui voyait flou
Quels évènements ont conduit l’entreprise à régler deux fois les près de 19 000 € demandés pour une prestation ?
D’une part, la même facture a été transmise plusieurs fois par le fournisseur. Il a probablement effectué une relance, ou a envoyé le document à la fois au service comptable et aux opérationnels par exemple.
D’autre part, cette facture a été réglée deux fois sans que cela ne soit détecté, parce qu’elle n’a pas été enregistrée avec le même numéro de facture. Celui-ci est indiqué en haut à droite du document dans la case « Situation 1 » … Ce qui, admettons-le, n’est pas le plus évident à détecter. Lors de l’un des enregistrements, il a bien été repéré comme tel par le système de reconnaissance optique de caractères (OCR). Mais lors de la deuxième saisie, l’OCR a confondu le numéro de commande (également renseigné sur le document) avec le numéro de facture.
Ces erreurs produites par les OCR sont en réalité très fréquentes. Résultat : bien que les toutes les informations de la facture soient identiques, le document a été traité comme deux factures différentes !
Le fournisseur aux multiples personnalités
Ici l’entreprise a reçu deux factures légèrement différentes, l’une avec l’en-tête de Taïs et l’autre avec celui de Taïs Veolia. A première vue, rien d’étonnant : une même société peut avoir différents modèles de factures.
Malgré de nombreuses informations identiques, le service comptable n’a pas relevé que les deux documents correspondaient en fait à une seule et même prestation.
Et pour cause : le fournisseur figurait sous deux identifiants différents au sein de la base fournisseurs (« Taïs » et « Taïs Veolia »). C’est souvent le cas lorsqu’une société est organisée en différentes agences par exemple. Un seul et même tiers peut être enregistré avec différents noms. Dès lors, la prestation a été réglée deux fois : à deux fournisseurs différents d’après le logiciel de l’entreprise, mais à une seule et même entité en réalité…
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La devise que l’on n’attendait pas
Dans cet autre exemple, la prestation et la facture ont été réglées une seule fois… Mais pas dans la bonne devise. Alors que la facture est en dollars, son montant a été saisi en euros dans l’ERP. Une conversion malvenue qui a conduit l’entreprise à verser 2 000 € de trop.
Ce type d’erreur survient souvent quand un fournisseur régulier, auquel est attribué un certain libellé de devise dans la base fournisseur, facture de manière exceptionnelle dans une autre devise (par exemple pour une prestation effectuée par une de ses entités étrangères). Si le process est automatisé, la devise attribuée dans l’ERP peut alors être renseignée par défaut.
La facture qui n’en était pas une
Cette fois l’erreur porte sur la nature du document justifiant l’écriture comptable. A première vue, il ressemble bien à une facture avec notamment la mention « invoice » présente à plusieurs reprises sur le document.
Cependant, il s’agit en réalité d’un avoir. Il faut regarder le détail du document pour trouver l’indication « Regul » et le signe négatif, certes peu visible mais tout de même présent, à droite du total pour le comprendre. Ce sont ces indices que nos algorithmes et nos consultants sont capables de rechercher et reconnaître en analysant les factures.
Grâce à cette expertise, l’entreprise a ici pu récupérer près de 23 800 € soit le montant de l’avoir payé à tort, multiplié par deux. La correction d’une seule erreur peut rapporter beaucoup !
Si ces quatre exemples correspondent à des anomalies relativement classiques, l’expertise des équipes de Runview leur permet de détecter des erreurs bien plus subtiles ou exotiques, et de fait encore plus à même d’échapper au plus rigoureux des contrôles internes. Au bout du compte, des montants non négligeables sont régulièrement récupérés, y compris par des entreprises qui ne se pensaient pas concernées. C’est par exemple le cas de Bayer, qui s’interrogeait sur la capacité du Profit Recovery à apporter des résultats pertinents au vu de leurs contrôles déjà très poussés. « Bien que nous ayons de très bons processus internes, nous nous sommes rendu compte que l’audit pouvait tout de même être complémentaire » témoigne Céline Lerissel, Tax Manager de Bayer.
Replay de webinaire
Comptabilité fournisseurs : quelles anomalies fréquentes vous font perdre du cash ? - Témoignage de VINCI Construction
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