Récupérer les doubles paiements pour améliorer le P&L

Les données comptables sont formelles : une entreprise perd en moyenne 0,01 à 0,1% de son volume d’achat du fait d’erreurs dans la comptabilité fournisseurs. Qu’il s’agisse de la TVA mal enregistrée ou de factures payées deux fois, les pertes de trésorerie atteignent aisément le million d’euros pour les grands comptes. Ces trop-payés concernent toutes les entreprises du CAC40 et plus de trois quarts des entreprises du SBF120. Procéder à un audit de Profit Recovery permet alors de détecter les doubles paiements fournisseurs afin de récupérer du cash.

Depuis janvier 2020, l’obligation de dématérialiser les factures concerne toutes les entreprises en France qui vendent des services ou des marchandises à un organisme public. Cette obligation va progressivement s’étendre dans le secteur privé entre 2023 et 2025. Depuis plusieurs années maintenant, la mise en œuvre de solutions d’automatisation fait évoluer les services comptables. Cependant si cette transformation numérique a de nombreux avantages, elle ne garantit pas l’absence d’erreurs dans le traitement comptable. Malgré la vigilance des équipes internes, les trop-payés fournisseurs sont une réalité pour toutes les entreprises.

Les cas courants de doubles paiements

Un double paiement se produit quand une même facture est saisie deux fois en comptabilité, donnant lieu à deux paiements en faveur du tiers. Les doublons parfaits sont les plus fréquents (36% des cas). Grâce à leur similarité, ils sont plus faciles à détecter par les équipes internes : le numéro de facture, le montant, la date de facture et le numéro du fournisseur sont strictement identiques. La différence entre les deux écritures comptables se trouve alors dans un autre champ comme le journal utilisé par exemple, ou le destinataire de la facture, qui peut être un autre établissement. L’ERP de l’entreprise les détecte généralement automatiquement, et bloque la saisie de la deuxième facture le cas échéant.

Cependant, un doublon peut également survenir lorsqu’une différence se glisse entre ces quatre champs qui permettent normalement d’identifier une transaction (numéro, montant et date de la facture, numéro du fournisseur). Ce sont les cas les plus difficiles à repérer. Les erreurs les plus courantes sont :

• Des numéros de factures différents avec un caractère oublié ou mal lu par l’outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) : par exemple, le chiffre « 0 » et la lettre « O » peuvent être confondus,
• Des numéros de tiers différents : le fournisseur peut être dupliqué lorsqu’il change de dénomination par exemple, ou lorsque son nom commercial diffère de sa raison sociale,
• Une erreur ou confusion de caractères au moment de la saisie du montant peut également donner lieu à la double saisie d’une facture,
• Des dates de factures différentes : lorsque la date d’échéance est saisie à la place de la date de facture par exemple, ou encore si le fournisseur envoie un duplicata en remplaçant la date de facture…

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Gain de liquidités et des processus fluidifiés : les avantages du Profit Recovery

Les doubles paiements peuvent être causés par plusieurs types d’incidents comptables comme une erreur de saisie, une défaillance dans le processus Procure-to-Pay, un changement de SI, ou simplement un manque de communication entre les différents opérateurs comptables et les fournisseurs. Cumulés sur plusieurs exercices, les sommes perdues peuvent être conséquentes et s’élever à plusieurs centaines de milliers d’euros, ayant ainsi un impact important sur le résultat de l’entreprise.

Réaliser un audit de la comptabilité fournisseurs permet non seulement de récupérer les doubles paiements fournisseurs, mais aussi d’identifier les défaillances au sein des processus comptables de l’entreprise. Au-delà de l’amélioration directe de la trésorerie ainsi que les retombées positives sur le résultat, l’entreprise s’assure que le fonctionnement de ses processus est effectivement correct.

L’audit exhaustif pour récupérer les doubles paiements fournisseurs

La méthodologie d’audit basée sur le data-mining se compose de plusieurs étapes durant lesquelles les données comptables sont traitées de manière exhaustive, sans a priori sur les erreurs recherchées.

Dans un premier temps, les millions d’écritures issues de la comptabilité fournisseurs de l’entreprise sont passées au crible d’algorithmes pour faire remonter les pistes de trop-payés fournisseurs. Dans un second temps, chaque anomalie relevée par le logiciel de data-mining est analysée par des consultants, experts en matière de doubles paiements. La liste des doublons effectifs est ensuite transmise puis validée par les collaborateurs en interne. Si l’entreprise le souhaite, il est également possible de confier la récupération des montants à une équipe dédiée au recouvrement, dans le respect des relations entre l’entreprise et ses fournisseurs.

En conclusion, l’audit et la récupération des doubles paiements permet d’impacter immédiatement la trésorerie. De plus, le mode de rémunération du Profit Recovery se pratique au success-fee, c’est-à-dire au prorata des montants effectivement récupérés. « C’est une opportunité de s’améliorer pour un coût qui n’est pas une dépense supplémentaire, mais qui correspond à un pourcentage de ce qui nous est restitué » témoigne Eric Estrabols, Responsable des Comptabilités Auxiliaires de Bouygues Telecom. Un audit de Profit Recovery permet d’améliorer ses processus sur le long terme avec une solution gagnant-gagnant, qui n’est pas chronophage pour l’entreprise auditée car les sollicitations des équipes comptables sont limitées au minimum.