Régularisation de la TVA déductible omise : regards croisés d'experts

La récupération de la TVA, qu’il s’agisse de TVA déductible omise sur des transactions domestiques ou de TVA sur des opérations à l’étranger, est un sujet qui ne manque pas d’impacter la trésorerie des entreprises. Mener à bien cette démarche de récupération suppose de maîtriser la complexité de la réglementation en la matière et demande des moyens et de l’expertise. Pour gagner en efficacité, il est possible de faire appel à des spécialistes du sujet, avec à la clef des résultats appréciables. Engie en a fait le témoignage lors d’une table ronde avec les experts de Runview et de TVA Conseil. Retour sur les enseignements de cet échange.

Comment optimiser la récupération de la TVA ? La question, au cœur d’une table-ronde coorganisée le 13 juin 2023 par Runview et la DFCG, n’est pas anodine. La comptabilisation de cette taxe donne souvent lieu à des erreurs conduisant à des pertes pour la trésorerie des entreprises.

Plusieurs facteurs contribuent à cela. Pour améliorer le traitement de la TVA et retrouver les montants correspondants, il importe d’abord d’identifier les sources d’anomalies et d’entraves à sa régularisation. Elles sont nombreuses, comme en atteste le panorama dressé par les experts de Runview et de TVA Conseil. Les missions de Profit Recovery et d’audits effectuées par ces spécialistes sont l’occasion pour les entreprises non seulement de retrouver des sommes importantes, mais aussi de corriger leurs processus pour une amélioration à long terme, comme l’illustre le retour d’expérience de Stanislas Renaudin, directeur CSP Energie France chez Engie.

Comprendre les facteurs d’anomalies de TVA

Les erreurs dans la comptabilisation de la TVA, soumises à des règles complexes, sont loin d’être exceptionnelles. Plusieurs éléments favorisent leur apparition, à commencer par une importante volumétrie de commandes, de factures ou de fournisseurs, ainsi que des objectifs accrus de productivité auxquels sont parfois confrontées les équipes internes.

Des facteurs organisationnels entrent également en compte, comme le manque de communication entre les services opérationnels et comptables, ou par exemple lorsque le traitement de la comptabilité est délocalisé auprès d’un CSP, interne ou externe.

Enfin, les changements au sein des entreprises occupent une place prépondérante dans l’origine des anomalies. « Globalement, le changement est l’un des plus importants générateurs d’anomalies, qu’il s’agisse d’un changement d’ERP, de mouvements de collaborateurs ou de l’intégration d’une nouvelle filiale par exemple », rappelle Martin Allain, Directeur Commercial chez Runview.

A l’international, la diversité des règles complique la régularisation de la TVA. Les procédures varient selon que l’entreprise est établie dans un Etat de l’Union Européenne (directives 2008/9/CE) ou hors de l’Union Européenne (directive 86/560/CEE). Selon le pays considéré, la TVA sur le même type de dépenses pourra donner lieu à remboursement ou non. « En Italie par exemple, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur le transport de personne, alors qu’aux Pays-Bas, c’est possible », illustre Grégory Skitt, Senior Manager Sales & Business Developer chez TVA Conseil.

Des anomalies variées

Différents types d’erreurs découlent de ces multiples facteurs de risques. Les spécialistes de la TVA identifient ainsi des cas de figures variés pouvant conduire à de la TVA déductible omise ou à une impossibilité de récupérer de la TVA à l’étranger.

Parfois, « l’interprétation de la règle fiscale est complexe », souligne François Riguidel, Directeur des Opérations de Runview, en citant l’exemple d’une facture où de la TVA est appliquée à la taxe foncière. Dans certains cas, les factures peuvent facilement prêter à confusion. C’est le cas lorsqu’une facture est transmise en anglais avec une devise en dollars américains, mais fait pourtant bien apparaître de la TVA en euros pour une prestation réalisée en France. En outre, une seule erreur de traitement peut coûter cher, comme le montre le cas d’une remise de fin d’année sur laquelle plus de 32 000 € de TVA avaient été collectés à tort par un client de Runview concernant des prestations non déductibles.

A l’étranger, il n’est pas rare que les factures de fournisseurs ne fassent pas apparaître tous les éléments nécessaires à la régularisation de la TVA, comme le numéro de TVA, la nature de la prestation, le taux de TVA ou le montant TTC. « Si les factures ne sont pas conformes, il n’est pas possible d’initier une action pour obtenir le remboursement de la TVA », rappelle Grégory Skitt.

Pour récupérer la TVA, miser sur les experts

La TVA déductible omise étant un sujet complexe, le recours à des spécialistes permet aux entreprises de gagner en temps, en efficacité et en flexibilité. Cela est d’autant plus vrai à l’approche de la date de prescription, qui, une fois passée, rendrait la récupération des montants impossible. 

« Nous avons fait appel à Runview pour la première fois en 2011, à la suite de la mise en place de nos outils de dématérialisation de facture. Nous voulions vérifier le maintien du bon niveau de traitement de la TVA déductible omise et des doubles règlements fournisseurs », raconte Stanislas Renaudin. Si les montants récupérés étaient en eux-mêmes importants, ils se sont avérés rassurants en comparaison au volume de données analysées. Les audits menés par Runview ont depuis été élargis à l’ensemble du périmètre géré par le CSP. En 2022, ce sont 5,6 millions d’écritures qui ont été analysées pour 1,3 milliards d’euros de TVA. La prescription fiscale dictant qu’il est possible de remonter jusqu’à deux ans en arrière pour récupérer la TVA déductible omise, le renouvellement des missions est basé sur ce rythme.

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Depuis environ sept ans, Engie sollicite également TVA Conseil pour la régularisation de la TVA à l’étranger, après avoir constaté que seuls 40 à 45 % des remboursements demandés par ses équipes étaient obtenus. « Les démarches étaient très chronophages pour nos équipes avec un retour sur investissement peu élevé », résume Stanislas Renaudin.

Dans les deux cas, les missions sont le gage d’un gain de temps en interne. Après réceptions des données comptables, les experts de Runview travaillent en effet en autonomie avec leur solution de data-mining permettant une analyse exhaustive de la comptabilité de chaque exercice. L’audit combine solution technologique, intelligence artificielle et expertise humaine. Les équipes d’Engie sont uniquement sollicitées pour valider les anomalies identifiées. Le travail avec TVA Conseil se formalise par l’envoi mensuel d’un fichier récapitulant les factures pour lesquelles Engie souhaite demander le remboursement de la TVA, avec les factures correspondantes. TVA Conseil procède à leur analyse, au montage des dossiers et aux échanges avec les autorités fiscales des pays concernés.

Des résultats concluants

L’intervention de TVA Conseil permet aujourd’hui à Engie d’obtenir le remboursement des montants demandés dans 95% des cas. Sur plusieurs années, cela représente plus d’un million d’euros récupérés en TVA étrangère dans une dizaine de pays.

Les audits de Runview eux aussi sont fructueux. En 2020, 1,122 millions d’euros de TVA déductible omise ont ainsi été retrouvés par les consultants, et encore 771 000 € en 2022. Grâce à l’amélioration constante de la technologie développée par Runview et la montée en puissance de son IA, il est en effet possible d’identifier aujourd’hui des anomalies qui passaient auparavant entre les mailles du filet. D’autre part, de nouveaux sujets liés à la digitalisation de la comptabilité peuvent apparaître. Ainsi, une part importante des résultats de la mission menée en 2022 étaient liés à l’analyse de la comptabilité d’une nouvelle entité. « Il s’agissait surtout d’anomalies concernant de la TVA à l’importation, une problématique que nous n’avions pas rencontré sur les années précédentes. Nous avons pu mettre en place les actions nécessaires pour que cela ne se reproduise plus », explique le directeur du CSP France.

Si la correction des anomalies de traitement de la TVA produit des effets positifs à long terme, retrouver les montants associés à cette taxe suppose le respect de délais relativement courts, en France comme à l’international. A l’image d’Engie, n’attendez pas pour initier un audit de votre comptabilité afin d’éviter d’avoir à faire une croix sur des montants qui tomberaient sous le coup de la prescription fiscale.